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Die Vermietung einer Immobilie ist manchmal eine Konfliktquelle für Vermieter und Mieter. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, um Probleme zu vermeiden: das Übergabeprotokoll . Egal ob Sie ein Eigentümer einer Mietimmobilie oder Mieter sind, informieren Sie sich über Ihre Verpflichtungen und Vorteile. Es wird dem Vermieter und Mieter empfohlen, grundsätzlich aufmerksam zu sein und alle Auffälligkeiten in diesem Dokument detailliert festzuhalten.

Das Übergabeprotokoll

Was ist ein Übergabeprotokoll ?

Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand jeglicher Objekte in einer gemieteten Immobilie. Es kann sich hierbei um eine Wohnung, ein Haus, ein Büro, ein Gewerbegebiet oder ein Parkplatz handeln.

Das Übergabeprotokoll kann vom Vermieter (oder einem bevollmächtigten Dritten, z.B. Hausverwalter oder Makler) und dem Mieter (oder einem bevollmächtigten Dritten). Es ist empfehlenswert, eine neutrale Person bei der Wohnungsübergabe hinzuzuziehen, die als Zeuge mitunterschreibt. Es ist in 2 Exemplaren (eine Kopie für den Mieter, die andere für den Vermieter) anzufertigen, um nachträgliche Änderungen zu vermeiden.

Das Dokument muss von beiden Parteien akzeptiert und unterschrieben werden. Es wird empfohlen, dass beide Parteien die Richtigkeit der Inventur überprüfen. Auch zugehörige Bereiche wie Treppenhaus, Dachboden und Keller sind zu begutachten.

Ist es zwingend erforderlich ein Übergabeprotokoll zu erstellen ?

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus diesem Grund gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, was in einem Abnahmeprotokoll enthalten sein muss.

Übergabeprotokoll zum Ein- und Auszug

Eine Übergabeprotokoll sollte am Tag der Unterzeichnung des Mietvertrages, bei der Schlüsselübergabe und vor der eigentlichen Nutzung durchgeführt werden. Zusätzlich zum Einzug, sollte auch bei Auszug ein Übergabeprotokoll erstellt werden. Sie können die auf unserer Webseite bereitgestellte Vorlage für ein Übergabeprotokoll verwenden.

Das Dokument sollte folgende Informationen enthalten:

  • Name und Adresse des Mieters ;
  • Name und Adresse des Vermieters ;
  • Ggf. Name und Kontaktdaten von Zeugen, z.B. Makler ;
  • Anschrift der Wohnung ;
  • Datum der Übergabe ;
  • Datum des Einzugs bzw. des Auszugs ;
  • Datum der letzten Renovierung ;
  • Zählerstände von Gas, Wasser und Strom ;
  • Inhalt des Heizöltanks, falls vorhanden ;
  • Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel, z.B. Briefkastenschlüssel ;
  • Mängel und Schäden. z.B. Wasserschäden, Kratzer im Fußboden, beschädigte Fließen ;
  • Erwähnen Sie auch, wenn alles in einwandfreiem Zustand ist und besenrein übergeben wurde ;
  • Fertigen Sie für jeden Raum und jeden weiteren zugehörigen Teil zur Wohnung (z.B. Balkon oder Garage) eine genaue Beschreibung des Zustands an. Beachten Sie insbesondere den Zustand des Bodens, der Wand- und Deckenverkleidungen, der Einrichtungsgegenstände, und der Einbauten (z.B. Waschbecken oder Einbauküche). Ergänzen Sie die Aufführung des Inventars mit Bemerkungen, Vorbehalten und Bildern oder Videos. ;
  • Unterschrift des Mieters und Vermieters bzw. von bevollmächtigten Dritten, und Datum und Ort;

Im Streitfall ermöglicht das Übergabeprotokoll, die Verantwortlichkeit jeder Partei für Schäden festzulegen.

Der Zweck der Wohnungsübergabe vor Einzug besteht darin, den ursprünglichen Zustand der Wohnung vor Einzug zu beschreiben. Bei Auszug kann dann Schritt für Schritt überprüft werden, ob der Mieter das Mietobjekt in gutem Zustand erhalten hat.

Verwenden Sie die gleiche Vorlage für das Übergabeprotokoll, damit Sie die beiden Bestände bei Auszug des Mieters leicht vergleichen können.

Kostenlose Vorlage eines Übergabeprotokolls

Link für eine kostenlose Vorlage für ein Übergabeprotokoll

Führen Sie mit Rentila eine Wohnungsübergabe durch

Sie können auch die Funktion Modul zur Erstellung einer Übergabeprotokolls benutzen, welche in Ihrer Verwaltungsoberfläche, im Abschnitt Wohungsübergabe verfügbar ist.

Wie man ein Übergabeprotokoll anfertigt ?

Die Darstellung des Übergabeprotokolls erfolgt einfach und detailliert. Oben auf der Seite befinden sich z.B. die Informationen über den Vermieter und den Mieter: Name, Adresse, Einzugsdatum, Auszugsdatum. Sie können für den eigentlichen Teil des Protokolls zwei Spalten verwenden: eine für den Zustand bei Einzug und eine für den Zustand bei Auszug. Jede Spalte ist in 4 Bereiche unterteilt: neu, guter Zustand, durchschnittlicher Zustand, schlechter Zustand. Auch die Stände der einzelnen Zähler müssen einbezogen werden. Während der Wohnungsübergabe kann der Mieter seine Vorbehalte äußern.

Details sorgfältig beobachten und aufschreiben

Das von den beiden Parteien erstellte Inventar betrifft jeden Raum und zugehörigen Teil zur Wohnung (z.B. Gartenhaus oder Garage). Sie müssen Details wie Böden und Decken sorgfältig beachten. Beispielsweise können mit der Zeit Spuren von Schimmelpilzen die Oberfläche beschädigen. Überprüfen Sie außerdem die Funktionalität von Türen, Fenstern und Sanitäreinrichtungen. Der einziehende/ ausziehende Mieter sollte die Richtigkeit seiner Angaben bestätigen. Am Ende des Dokuments stehen Ort und Datum des Protokolls und die Unterschriften beider Parteien.

Machen Sie Fotos

Erwägen Sie auch, Bilder von Böden, Wänden, Decken, Türen und Fenstern sowie von Geräten aufzunehmen… Damit erhalten Sie einen unwiderlegbaren Nachweis über den Zustand der Wohnung.

Schäden bei Wohnungsübergabe

Nach § 535 Abs.1 S.2 BGB ist der Vermieter verpflichtet die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen.

Ist die Mietsache mit einem Mangel behaftet, hat der Mieter ggf. einen Beseitigungsanspruch (§ 535 Abs.1 S.2 BGB), ein Minderungsrecht (§536 BGB), wenn die Tauglichkeit der Mietsache zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich herabgesetzt ist, einen Schadensersatzanspruch (§ 536a Abs.1 BGB), wenn den Vermieter den Mangel zu vertreten hat, einen Anspruch auf Aufwendungsersatz (§ 536a Abs.2 BGB), wenn der Vermieter mit der Beseitigung des Mangels in Verzug ist, und ein Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung (§ 543 Abs.2 S.1 Nr.1, Abs.3 BGB), wenn ihm der vertragsgemäße Gebrauch der Mietsache ganz oder zum Teil nicht rechtzeitig gewährt oder wieder entzogen wird und eine Abmahnung des Vermieters erfolglos geblieben bzw. eine diesem gesetzte Abhilfefrist fruchtlos verstrichen ist. Erforderlich ist hierfür allerdings ein nicht unerheblicher Mangel der Mietsache (vgl. OLG Hamburg, Beschluss vom 12.04.2005 – 4 U 162/04).

Hat der Mieter die Mietsache beschädigt, hat der Vermieter ggf. einen Schadensersatzanspruch (§ 280 Abs.1 BGB), wenn der Schaden durch Überschreitung des vertragsgemäßen Mietgebrauchs entstanden ist (§ 538 BGB; § 278 BGB; LG Saarbrücken, Urteil vom 21.11.2014 – 10 S 60/14).

Die Vorteile für den Vermieter und den Mieter

Die Erstellung eins Übergabeprotokolls hat für beide Parteien Vorteile. Sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter dient das gemeinsam erstellte Protokoll als Beweis im Streitfall. Es kann den Endzustand mit dem Ausgangszustand vergleichen. Muss der Vermieter Reparaturen wegen durch den Mieter verursachten Schäden durchführen, gehen die Kosten zu Lasten des Mieters. Der Eigentümer hat das Recht, diese Kosten von der Kaution abzuziehen, sofern das Protokoll dies nachweist.

Auch der Mieter ist durch das Übergabeprotokoll geschützt. Hat der Mieter die Räumlichkeiten ordnungsgemäß genutzt, hat er das Recht, die gesamte Kaution zurückzufordern.

Übergabeprotokoll: Was Sie zusätzlich wissen müssen

Gesetzliche Vorschriften zur „besenreine Übergabe“

Der Mieter muss die Wohnung besenrein übergeben, auch wenn dies nicht ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten ist (§ 546 Abs. 1 BGB, BGH, Az.: VIII ARZ 1/84).

Laut Rechtsprechung ist ein Mietobjekt „besenrein“, wenn sämtliche Räume gefegt wurden, grober Schmutz von Teppichböden, Fenstern, dem Kühlschrank und den Küchenflächen entfernt wurde, sich keine Lebensmittel im Kühlschrank befinden, alle Räume inklusive der Kellerräume von Spinnweben entfernt wurden, und keine Kalkablagerungen oder Schmiersichten in der Küche und im Bad zu sehen sind.

Eine gründlichere Reinigung muss erfolgen, wenn im Mietvertrag vorgeschrieben wird, dass das Mietobjekt „sorgfältig gereinigt“ oder in „sauberen Zustand“ zu übergeben ist.

Wenn der Mieter bei der Renovierungen Schäden verursacht, müssen diese auch vom Mieter selbst beseitigt werden.

Eine Renovierungspflicht für Schönheitsreparaturen (z.B. Streichen oder Tapezieren) kann vertraglich vereinbart werden.

Schäden nach der Wohnungsübergabe

Bei Schäden muss der Vermieter den ehemaligen Mieter innerhalb von sechs Monaten zur Nachbesserung auffordern (§ 548 BGB).

Der Mieter muss schriftlich zur Nachbesserung aufgefordert werden. Das Schreiben muss eine Frist zur Nachbesserung und eine Androhung bezüglich einer Schadensbeseitigung auf Mieterkosten bei unterbleibender Nachbesserung enthalten. Bei unterbliebener Nachbesserung nach Fristende kann ein Unternehmen mit der Schadensbeseitigung beauftragt und dem Mieter in Rechnung gestellt oder über die Mietkaution (innerhalb von drei bis sechs Monaten laut Rechtsprechung) verrechnet werden. Falls der Mieter Anspruch auf Schadensbeseitigung ablehnt, kann Klage eingereicht oder ein Mahnbescheid beantragt werden. Wenn Mieter und Vermieter über die Schadensbeseitigung verhandeln, ist die Verjährung gehemmt, sofern der Mieter den Anspruch des Vermieters nicht sofort und eindeutig ablehnt (§ 203 BGB).

Übersehene Schäden

Falls der Mieter bei Einzug Schäden übersieht und diese nicht im Übergabeprotokoll vermerkt, kann er nicht die Miete mindern. Auch falls der Vermieter bei Auszug Schäden übersieht und diese nicht im Übergabeprotokoll vermerkt, kann er in der Regel keinen Schadensersatz fordern. Eine Ausnahme ist möglich, wenn ein Schaden nicht leicht erkennbar war (z.B. Defekte Steckdose).

Verdeckte Mängel

Entdecken Mieter oder Vermieter nach Anfertigung des Übergabeprotokolls verdeckte Mängel, sollte die andere Partei schriftlich und umgehend darüber informiert werden. Das Übergabeprotokoll sollte im Einvernehmen beider Parteien ergänzt und von beiden Parteien unterschrieben werden. Falls sich die für den verdeckten Schaden verantwortliche Partei weigert, den Schaden zu beseitigen, sollte gegebenenfalls ein Anwalt konsultiert werden. Hat der ehemalige Mieter den Schaden etwa nachweisbar arglistig verschwiegen, kann der Vermieter das Wohnungsübergabeprotokoll anfechten.

Wie kann man Reparaturen von der Kaution abziehen ?

Wenn Sie bei der Wohnungsübergabe einen Schaden feststellen, für den der Mieter verantwortlich ist, haben Sie das Recht, einen Teil oder die gesamte Kaution zurückbehalten.

Dies ist der Fall bezüglich von Mieten, Schönheitsreparaturen (oder Schadensersatz wegen nicht erfolgter Schönheitsreparaturen), Schadensersatz wegen Beschädigung der Mietsache, und Nachzahlung von Betriebskosten. Bezüglich Schönheitsreparaturen gilt jedoch, dass der Mieter laut Vertrag für die Instandsetzung zuständig ist.

Der Vermieter hat eine Prüfungsfrist, um festzustellen, ob noch Ansprüche gegen den Mieter bestehen. Die Frist ist unterschiedlich von Fall zu Fall, beträgt aber nicht länger als sechs Monate. Die Frist verfällt, wenn das Mietobjekt weitervermietet wird. Nach Ablauf der Prüfungsfrist kann der Mieter die Offenlegung der angefallenen Zinsen und die Höhe der Kaution sowie deren Auszahlung schriftlich fordern. Kommt der Vermieter dem nicht nach, befindet er sich in Zahlungsverzug. Der Vermieter muss den ganzen oder verbliebenen Betrag der Mietkaution inklusive Zinsen an den Mieter auszahlen. Der Mieter muss seinen Anspruch auf Rückzahlung der Kaution inklusive Zinsen innerhalb von drei Jahren einfordern. Die Verjährungsfrist beginnt im Januar des Folgejahres des Anspruchsbeginns.

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