Die 5 wichtigsten KPIs für Vermieter:innen – so steigern Sie Ihre Rendite

Auf den ersten Blick scheint es einfach: Eine Immobilie bringt Mieteinnahmen, also läuft das Geschäft. Doch wer genauer hinschaut, merkt schnell – das ist nur die halbe Wahrheit.

Um wirklich zu verstehen, wo Ihr Gewinn entsteht (und wo er verloren geht), braucht es mehr als nur einen Blick aufs Konto. Es geht um gezielte Auswertungen, klare Zahlen und ein bisschen Strategie.

Sogenannte KPIs (Key Performance Indicators) helfen Ihnen dabei, Ihr Immobilienportfolio nicht nur zu verwalten, sondern gezielt zu optimieren. Sie zeigen, wie effizient Ihre Objekte arbeiten, wo Kosten aus dem Ruder laufen und wo sich Renditepotenzial versteckt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche fünf KPIs Vermieter:innen regelmäßig im Blick behalten sollten – und wie Sie diese Kennzahlen mit der richtigen Software einfach und automatisch auswerten können.

Die 5 wichtigsten KPIs, mit denen Vermieter:innen ihr Mietgeschäft ausbauen

Diese fünf KPIs sollten Sie regelmäßig prüfen, um Renditepotenziale auszuschöpfen und Leerläufe zu vermeiden.

1. Belegungsquote

Die Belegungsquote gehört zu den wichtigsten Kennzahlen in der Immobilienverwaltung. Sie zeigt, wie oft Ihre Wohnungen oder Häuser tatsächlich vermietet sind.

Eine hohe Quote klingt natürlich gut, aber sie erzählt nicht die ganze Geschichte. Sind Ihre Mieten vielleicht zu niedrig angesetzt? Oder bleiben Objekte zu lange leer, weil der Preis zu hoch ist? Solche Fragen lassen sich mit dieser Kennzahl schnell beantworten.

Mit einer regelmäßigen Auswertung erkennen Sie, ob Ihre Mietpreise marktgerecht sind, wie stark Leerstände Ihre Einnahmen beeinflussen – und ob sich Investitionen in Makler oder Inserate wirklich lohnen.

🔹Belegungsquote berechnen

Für eine einzelne Immobilie: Teilen Sie die Anzahl der vermieteten Tage durch die Gesamtzahl der Tage im gewählten Zeitraum und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

(Anzahl vermieteter Tage ÷ Zeitraum in Tagen) × 100 = Belegungsquote (%)

Beispiel: Ein Apartment war im letzten Jahr 275 Tage vermietet.

→ (275 ÷ 365) × 100 = 75 % Belegungsquote

Für mehrere Objekte: Teilen Sie die Anzahl der vermieteten Einheiten durch die Gesamtanzahl der Einheiten und multiplizieren Sie mit 100.

(Vermietete Einheiten ÷ Gesamteinheiten) × 100 = Belegungsquote (%)

Beispiel: Sie besitzen sechs Wohnungen, drei davon sind vermietet.

→ (3 ÷ 6) × 100 = 50 % Belegungsquote

🔹Was gilt als gute Belegungsquote?

Grundsätzlich sollte jede Immobilie profitabel sein. Eine hohe Belegungsquote ist also ein gutes Zeichen – aber nur, wenn die Miete stimmt. Sind Ihre Objekte ständig ausgebucht, lohnt sich oft eine moderate Mieterhöhung.

Bei niedrigen Quoten hingegen steckt meist Potenzial: Weniger Leerstand bedeutet mehr Einnahmen, ganz ohne zusätzliche Investitionen.

2. Brutto- und Nettomietrendite

Die Mietrendite ist das Herzstück jeder Immobilieninvestition. Sie zeigt, wie rentabel Ihr Objekt tatsächlich ist – einmal vor und einmal nach Abzug aller Kosten.

Die Bruttomietrendite gibt einen schnellen Überblick: Wie viel Mieteinnahmen erzielen Sie im Verhältnis zum Kaufpreis? Die Nettomietrendite geht tiefer. Sie berücksichtigt laufende Ausgaben wie Verwaltung, Instandhaltung, Zinsen oder Versicherungen – also das, was am Ende wirklich hängen bleibt.

Wer beide Werte regelmäßig vergleicht, erkennt auf einen Blick, welche Objekte profitabel sind und welche Geld kosten. Gleichzeitig lassen sich so Risiken oder Kostentreiber frühzeitig erkennen.

🔹Mietrendite berechnen

Bruttomietrendite:

(Jahresmieteinnahmen ÷ Kaufpreis) × 100 = Bruttomietrendite (%)

Nettomietrendite:

((Jahresmieteinnahmen – laufende Ausgaben) ÷ Kaufpreis) × 100 = Nettomietrendite (%)

Beispiel: Sie vermieten eine Eigentumswohnung für 1.500 € im Monat, der Kaufpreis betrug 250.000 €.
Die laufenden Ausgaben (Zinsen, Verwaltung, Versicherung, Instandhaltung, Softwarekosten usw.) betragen 10.000 € pro Jahr.

• Bruttomietrendite: (1.500 € × 12) ÷ 250.000 € × 100 = 7,2 % Bruttomietrendite 
• Nettomietrendite: (18.000 € – 10.000 €) ÷ 250.000 € × 100 = 3,2 % Nettomietrendite 

3. Mietzahlungseingangsquote

Die Mietzahlungseingangsquote zeigt, wie viel der fälligen Mieten tatsächlich auf Ihrem Konto landet. Sie ist damit ein klarer Indikator für Stabilität und Liquidität.

Eine niedrige Quote kann auf verschiedene Probleme hinweisen – etwa unzuverlässige Mieter:innen, fehlende Zahlungserinnerungen, ineffektive Prozesse bei der Hausverwaltung oder schlicht eine zu lockere Nachverfolgung. Wer seine Quote regelmäßig prüft, erkennt früh, ob Handlungsbedarf besteht.

🔹Mietzahlungseingangsquote berechnen

(Eingegangene Gesamtmiete ÷ Fällige Gesamtmiete) × 100 = Mietzahlungseingangsquote (%)

Beispiel: Sie besitzen drei vermietete Objekte, die alle monatlich Miete zahlen. Innerhalb der letzten zwölf Monate hätten insgesamt 36 Zahlungen eingehen müssen – tatsächlich sind es aber nur 31.

→ (31 ÷ 36) × 100 = 86 % Mietzahlungseingangsquote 

4. Mieterfluktuation

Wenn ein:e Mieter:in auszieht, kostet das Zeit und Geld. Neue Wohnungsanzeigen müssen geschaltet, Besichtigungen organisiert und die Wohnung instand gesetzt werden. Die Mieterfluktuation zeigt, wie oft Ihre Mieter:innen wechseln.

Wer seine Fluktuation im Blick behält, erkennt schnell, wo Verbesserungen nötig sind, um stabile Mietverhältnisse zu sichern.

🔹Mieterfluktuation berechnen

(Anzahl der Auszüge ÷ Gesamtzahl der Einheiten) × 100 = Mieterfluktuationsquote (%)

Beispiel: Sie verwalten zehn Wohnungen. Innerhalb eines Jahres sind drei Mieter:innen ausgezogen.

→ (3 ÷ 10) × 100 = 30 % Mieterfluktuation

🔹Was ist ein guter Wert?

Idealerweise liegt die Quote möglichst niedrig. Häufige Wechsel verursachen Leerstände und zusätzliche Ausgaben für Instandhaltung, Neuvermietung und Inserate.

Ein hoher Wert kann darauf hindeuten, dass etwas im System nicht stimmt:

• Der Zustand der Immobilie ist verbesserungswürdig
• Wartungen dauern zu lange
• Die Miete ist im Vergleich zum Markt zu hoch
• Es gibt Kommunikationsprobleme zwischen Vermieter:in und Mieter:in

5. Instandhaltungskosten pro Immobilie

Keine Immobilie ist wie die andere. Manche laufen jahrelang problemlos, andere verursachen regelmäßig Kosten, beispielsweise durch alte Heizungen, undichte Fenster oder einfach häufige Mieterwechsel.

Die Instandhaltungskosten pro Immobilie sind daher eine entscheidende Kennzahl. Sie zeigen, welche Objekte überdurchschnittlich viel verschlingen und wo Sie vielleicht gegensteuern sollten. Außerdem helfen sie, Budgets besser zu planen und den tatsächlichen Return on Investment (ROI) zu beurteilen.

🔹Instandhaltungskosten berechnen

(Gesamte Instandhaltungskosten ÷ Anzahl der Objekte) = Instandhaltungskosten pro Immobilie (€)

Beispiel: Sie geben im Quartal insgesamt 500 € für Reparaturen und Wartung aus und besitzen drei Mietobjekte.

→ 500 € ÷ 3 = 167 € Instandhaltungskosten pro Immobilie und Quartal

🔹Was gilt als guter Wert?

Natürlich sollen die Kosten so niedrig wie möglich sein – aber zu sparen, wo es nicht sinnvoll ist, rächt sich schnell. Zufriedene Mieter:innen bleiben länger, was wiederum Leerstand und Zahlungsausfälle reduziert.

Ein guter Richtwert ist also: Wirtschaftlich, aber nicht geizig. Ihre Instandhaltungskosten sollten in einem gesunden Verhältnis zu den Einnahmen stehen, ohne dass der Wohnkomfort oder die Mieterbindung leidet.

So messen und verfolgen Sie Ihre KPIs mit moderner Immobilienverwaltungssoftware

Die KPIs für Vermieter lassen sich theoretisch auch mit Excel erfassen – praktisch ist das aber mühsam und fehleranfällig. Wer mehrere Objekte verwaltet, braucht eine Lösung, die Daten automatisch sammelt, auswertet und übersichtlich darstellt. Genau hier kommt moderne PropTech-Software ins Spiel.

Eine Plattform wie Rentila bietet Vermieter:innen alles, was sie brauchen, um ihre Immobilien professionell zu verwalten. Sie behalten jederzeit den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Renditen, ohne sich durch Tabellen oder Belege zu kämpfen.

Mit Rentila können Sie:

• KPIs in Echtzeit über ein übersichtliches Dashboard verfolgen
• Automatische Reports pro Immobilie oder gesamtem Portfolio erstellen
• Mieteinnahmen und Ausgaben direkt über Bankanbindungen abgleichen
• Dank automatisierter Dateneingabe Fehler vermeiden
• Wartungen und Reparaturen planen und nachverfolgen
• Standardisierte Mietverträge, Mahnungen und Formulare zentral verwalten
• Erinnerungen automatisiert versenden
• Ihre Steuerübersicht abrufen und Exporte vorbereiten

Kurz gesagt: Mit Rentila können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Statt Papierkram und Chaos behalten Sie die Kontrolle und schaffen die Grundlage für langfristiges Wachstum.

FAQs

Welche Kennzahlen sind für Vermieter:innen am wichtigsten?

Zu den zentralen KPIs gehören Belegungsquote, Brutto- und Nettomietrendite, Mietzahlungseingangsquote, Mieterfluktuation und Instandhaltungskosten pro Immobilie. Wer diese Werte regelmäßig überprüft, erkennt schnell, wo sich die Rentabilität steigern lässt.

Wie berechne ich die Belegungsquote meiner Objekte?

Teilen Sie die Zahl der vermieteten Tage durch die Gesamtzahl der Tage im Zeitraum und multiplizieren Sie mit 100. Bei mehreren Einheiten gilt: Vermietete Wohnungen ÷ Gesamtanzahl × 100. So sehen Sie sofort, ob Ihre Preise oder Leerstandszeiten angepasst werden sollten.

Worin liegt der Unterschied zwischen Brutto- und Nettomietrendite?

Die Bruttomietrendite zeigt den Ertrag im Verhältnis zum Kaufpreis, ohne Kostenabzug. Die Nettomietrendite zieht laufende Ausgaben wie Verwaltung, Instandhaltung oder Zinsen ab. Sie spiegelt also den tatsächlichen Gewinn wider.

Warum sollte ich die Mieterfluktuation im Blick behalten?

Jeder Auszug verursacht Kosten (Leerstand, Neuvermietung, Reparaturen). Eine niedrige Fluktuation bedeutet stabile Einnahmen und zufriedene Mieter:innen. Eine hohe dagegen weist auf strukturelle oder kommunikative Probleme hin.

Wie hilft mir Rentila beim KPI-Tracking?

Rentila automatisiert die Datenerfassung und bereitet Kennzahlen übersichtlich auf. Sie erhalten Dashboards in Echtzeit, automatische Erinnerungen und Reports pro Objekt oder Portfolio. Das ist ideal, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Mietgeschäft effizient zu steuern.

Was ist das größte Risiko bei vermieteten Immobilien?

Als Vermieter:in tragen Sie eine ganze Reihe von Risiken. Manche sind vorhersehbar, andere kommen plötzlich. Zu den häufigsten zählen ausbleibende Mietzahlungen, überhöhte Instandhaltungskosten oder längere Leerstände, die schnell die Rendite schmälern können.

Die gute Nachricht: Die meisten Risiken lassen sich gut kontrollieren. So kann etwa eine Mietausfallversicherung vor finanziellen Engpässen schützen, wenn Mieter:innen nicht zahlen. Oder Sie nutzen eine Immobilienverwaltungssoftware wie Rentila, um Einnahmen und Ausgaben präzise zu überwachen und Probleme früh zu erkennen.

Lohnt sich die Vermietung von Immobilien heute noch?

Mit der passenden Lage kann sich eine Immobilie als Kapitalanlage und zur Vermietung nach wie vor lohnen, und sogar ein solides Zusatzeinkommen oder Vollerwerb sichern. In Deutschland erzielt gut jeder dritte Vermieter pro Jahr zwischen 5.000 und 10.000 Euro und jeder Vierte 10.000 bis 20.000 Euro Bruttorendite.

Entscheidend ist jedoch, klug zu investieren und den Überblick zu behalten: Nur wer Risiken aktiv managt, Kosten im Griff hat und seine Kennzahlen kennt, kann auf lange Sicht ein profitables und nachhaltiges Immobiliengeschäft aufbauen.

Das Wichtigste auf einen Blick – welche KPIs für Vermieter:innen wirklich zählen

Wer seine Kennzahlen kennt, trifft bessere Entscheidungen – und steigert langfristig die Rendite. Die folgenden KPIs für Vermieter:innen sind besonders entscheidend:

• Belegungsquote: zeigt, wie gut Ihre Objekte vermietet sind und ob Leerstände zum Problem werden.
• Brutto- & Nettomietrendite: verraten, wie profitabel Ihre Immobilien tatsächlich sind.
• Mietzahlungseingangsquote: misst, wie regelmäßig Mieten eingehen und ob Zahlungsausfälle drohen.
• Mieterfluktuation: signalisiert, ob Ihre Mieter:innen zufrieden sind oder häufig wechseln.
• Instandhaltungskosten pro Immobilie: helfen, kostspielige Objekte oder unnötige Ausgaben zu erkennen.

Mit Rentila wird alles einfacher, denn Sie behalten all diese Werte automatisch im Blick. Lehnen Sie sich entspannt zurück und verwalten Sie Ihre Immobilien übersichtlich, zuverlässig und ohne Mehraufwand.

KPI Vermieter.