Banksynchronisation und Import von Bankkonten
In diesem Bereich können Sie ein Bankkonto synchronisieren und importieren.
Automatische Kontosynchronisierung
In diesem Bereich der Software können Sie ein Bankkonto sowie dessen Transaktionen automatisch synchronisieren und importieren.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zum Bereich „Finanzen“ und klicken Sie auf „Bankimport“. Wählen Sie anschließend „Neuer Import“ oder „Neue Synchronisierung“.
- Wählen Sie den Eigentümer sowie den Zeitraum der Synchronisierung: 30 Tage, 60 Tage, 90 Tage, 180 Tage oder 12 Monate (Standard: 90 Tage).
- Sie werden auf eine sichere Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Online-Banking-Zugangsdaten eingeben und die Verbindung zu Ihrem Konto herstellen.
- Folgen Sie den Anweisungen, wählen Sie die zu synchronisierenden Konten aus und bestätigen Sie.
- Verbundene Konten verwalten Sie im Bereich „Konten“.
- Transaktionen aus verbundenen Konten erscheinen im Bereich „Transaktionen“.
Transaktionsabgleich
Das System prüft täglich, ob neue Transaktionen vorliegen. Diese werden im Bereich „Transaktionen“ angezeigt.
Wenn ein Abgleich gefunden wird, erscheint rechts ein Hinweis mit der Anzahl der Treffer:
- Grüner Hinweis 1 bei exakten Treffern: Betrag, Datum und ein Schlüsselwort stimmen mit einem bestehenden Eintrag überein. Sie können den Abgleich direkt bestätigen, da alle Angaben identisch sind.
- Oranger Hinweis 1 bei teilweisen Treffern: Einige Angaben stimmen (z. B. Betrag und Datum), andere (z. B. Verwendungszweck/Schlüsselwort oder Referenz) weichen ab. Eine manuelle Prüfung wird empfohlen.
- Grauer Hinweis 0 wenn kein Treffer gefunden wird: Sie können entweder in „Finanzen“ einen neuen Eintrag anlegen oder die Transaktion manuell einem noch nicht erfassten Posten zuordnen.
Ein Treffer gilt als „exakt“, wenn Betrag, Datum und ein Schlüsselwort der importierten Transaktion zu einer bestehenden Zeile in „Finanzen“ passen.
Manueller Abgleich
Nach dem Import können Sie Transaktionen manuell zuordnen und in den Bereich „Finanzen“ übernehmen, indem Sie:
- einen Vorschlag bestätigen: Wenn das System einen Treffer zu einer offenen Position in „Finanzen“ vorschlägt, können Sie ihn bestätigen, um die Zahlung als eingegangen zu markieren.
- eine Zahlung zu einer bestehenden Position erfassen: Wenn die Transaktion zu einer offenen Position passt, können Sie die Zahlung auch manuell verbuchen.
- eine neue Zeile anlegen: Wenn kein Treffer gefunden wird, können Sie für die Transaktion eine neue Zeile in „Finanzen“ erstellen.
Wenn eine Transaktion bestätigt und in „Finanzen“ übernommen wurde, erscheint das Label Bereits hinzugefügt. Bei Bedarf können Sie den Abgleich zurücksetzen und die Transaktionen erneut verarbeiten.
Sie können außerdem eine einzelne importierte Transaktion aufteilen und mehreren bestehenden Einträgen zuordnen (z. B. wenn ein Mieter die erste Monatsmiete und die Kaution in einer einzigen Zahlung überweist).
Wenn der einem Posten zugeordnete Betrag kleiner ist als der Transaktionsbetrag, kann der Restbetrag einem weiteren Eintrag zugewiesen werden. Sobald der Gesamtbetrag vollständig verwendet wurde, wird die Transaktion als Bereits hinzugefügt markiert.
Automatischer Abgleich
Wird für eine offene Miete ein exakter Treffer gefunden, ordnet das System die Transaktion automatisch zu und markiert die Miete als bezahlt.
Sobald eine Miete automatisch zugeordnet und als bezahlt markiert wurde, sendet die Software außerdem eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Vermieter.
Beispiel
Angenommen, die Januarmiete eines Mieters namens John in Höhe von 500 € ist noch offen und Sie importieren eine Banktransaktion vom 5. Januar über 500 € mit dem Verwendungszweck „PAYMENT JOHN DOE“. Das System wird:
- die Zahlung automatisch als Mietzahlung erkennen,
- die Transaktion dem passenden Mieteintrag zuordnen
- und die Miete als bezahlt markieren.
Damit der automatische Abgleich zuverlässig funktioniert, müssen Betrag und Verwendungszweck zu den Mietdetails passen.
Aufbewahrung der Transaktionen
Banktransaktionen sind Arbeitsdaten: Sie dienen dem Abgleich und sind nicht dafür gedacht, danach dauerhaft aufbewahrt zu werden.
Bei einem synchronisierten Konto legt der auf dem Konto gewählte „Zeitraum“ zugleich fest, was importiert und was aufbewahrt wird: ältere Transaktionen dieses Kontos werden automatisch gelöscht. Die längste Aufbewahrung beträgt 12 Monate.
In jedem Fall und unabhängig von ihrer Herkunft (Synchronisierung oder manueller QIF- oder OFX-Import) werden Transaktionen, die älter als 24 Monate sind, automatisch gelöscht.
Ihre Buchhaltung ist nicht betroffen
Gelöscht werden nur die Banktransaktionen. Die in „Finanzen“ angelegten oder ausgeglichenen Einträge bleiben bestehen: Es entfällt lediglich die Verknüpfung zur ursprünglichen Banktransaktion. Ein erneuter Abgleich ist nicht nötig.
Getrennte Kontoverbindungen
In manchen Fällen kann die Synchronisierung unterbrochen werden.
Aus Sicherheitsgründen kann es nötig sein, sich erneut zu identifizieren und das Konto alle drei Monate neu zu verbinden. Das hängt von der Bank ab.
Sie können die Konten und die Verbindung auch löschen und anschließend neu anlegen.
Häufige Trennungen!
Bei einigen Banken können Sie in den Online-Banking-Einstellungen die Häufigkeit der starken Kundenauthentifizierung (SCA) anpassen. Stellen Sie sie – sofern verfügbar – auf „90 Tage“ ein.
Wenn ständig eine erneute Authentifizierung erforderlich ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank und fragen Sie nach, ob dies reduziert oder deaktiviert werden kann.
Doppelte Einträge nach einer erneuten Verbindung
Nach einer erneuten Verbindung kommt es vor, dass bereits importierte und bereits abgeglichene Umsätze im Bereich „Transaktionen“ erneut als neue Zeilen erscheinen. Das passiert, wenn die Bank diese Umsätze unter neuen Kennungen zurückliefert: Das System kann sie dann nicht als bereits bekannt erkennen.
Auch hier bleiben die Einträge in „Finanzen“ unberührt: Sie bleiben als bezahlt markiert, und es muss nichts erneut bestätigt werden. Sie können die doppelten Zeilen im Bereich „Transaktionen“ einfach ignorieren oder löschen.
Synchronisiertes Konto löschen
Verbundene Konten können Sie im Bereich „Konten“ über die Optionen auf der rechten Seite löschen.
Beim Löschen eines Kontos werden auch alle zugehörigen Transaktionen entfernt.
Manueller Import
In diesem Bereich können Sie einen Kontoauszug im QIF- oder OFX-Format manuell importieren, um ihn abzugleichen.
- Laden Sie die Auszugsdatei bei Ihrer Bank herunter (QIF- oder OFX-Format).
- Klicken Sie auf „Neuer Import“ oder „Neuer manueller Import“.
- Laden Sie die Datei in Rentila hoch.
Nach dem Import können Sie die Einträge zuordnen, die Daten prüfen, bei Bedarf den Eintragstyp auswählen und anschließend bestätigen.
