Ein Mietverhältnis anlegen, bearbeiten oder löschen

Einen Mietvertrag anlegen

Um in Rentila einen Mietvertrag anzulegen, gehen Sie so vor: Öffnen Sie den Bereich „Mietverhältnisse“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neues Mietverhältnis“.

Beim Anlegen eines Mietverhältnisses erfassen Sie die folgenden grundlegenden Angaben:

• Die Vermietungsart,
• Das betreffende Objekt,
• Die Dauer des Mietverhältnisses,
• Die Höhe von Miete und Nebenkosten,
• Die Kaution,
• Die Mieter (bei einer Wohngemeinschaft können Sie mehrere Mieter hinzufügen).

Zusätzlich können Sie Folgendes hinterlegen:

• Die besonderen Klauseln,
• Die Einstellungen für den Zahlungsbeleg,
• Die Angaben zur Versicherung,
• Die Angaben zum Bürgen,
• Dokumente zum Mietverhältnis hinzufügen.

Die beim Anlegen des Mietverhältnisses erfassten Angaben werden automatisch in den zugehörigen Mietvertrag übernommen.

Beim Anlegen des Mietvertrags erzeugt die Software im Bereich „Finanzen“ automatisch:

• die Kaution,
• die erste Miete, sofern sie anteilig berechnet wird (zum Beispiel, wenn das Mietverhältnis am 21. beginnt und die Miete den Zeitraum vom 21. bis zum Monatsende abdeckt).

Liegt der Beginn des Mietverhältnisses in der Vergangenheit, erzeugt das System für den bereits abgelaufenen Zeitraum automatisch eine Mietenhistorie. Diese Mieten werden mit dem Status „Bezahlt“ angelegt.

Zahlungsbeleg für die Miete

Sie können festlegen, wann die Zahlungsaufforderung und die Zahlung erzeugt werden sollen, indem Sie eine Vorlaufzeit in Tagen vor dem Rechnungsdatum angeben.

Das Rechnungsdatum (standardmäßig der 1.) bestimmt den Abrechnungszeitraum des Mietverhältnisses; Sie stellen es in der Akte des Mietverhältnisses ein. Wählen Sie zum Beispiel den 1. des Monats, läuft der Zeitraum auf dem Zahlungsbeleg vom 1. bis zum letzten Tag des laufenden Monats. Wählen Sie den 15., läuft er vom 15. bis zum 14. des Folgemonats.

Das Erzeugungsdatum der Miete bestimmt, wann die entsprechende Zeile im Bereich „Finanzen“ erscheint. Wählen Sie zum Beispiel „J-6“, wird die Miete sechs Tage vor dem Rechnungsdatum erzeugt. Auch diese Einstellung nehmen Sie in der Akte des Mietverhältnisses vor.

Das Zahlungsdatum in der Akte des Mietverhältnisses gibt an, wann der Mieter die Miete zahlen muss (standardmäßig der 1. des Monats). Anhand dieses Datums wird ermittelt, ob eine Miete überfällig ist. Das System markiert eine Miete sieben Tage nach dem Zahlungsdatum als „Überfällig“. Ist das Zahlungsdatum zum Beispiel der 6., wird sie nach dem 13. als „Überfällig“ markiert.

Vorschüssige und nachschüssige Abrechnung

Mieten und Zahlungsaufforderungen werden standardmäßig vorschüssig erzeugt, also zu Beginn des Zeitraums. Sie entscheiden, wann Sie die Zahlung erfassen und den Zahlungsbeleg ausstellen.

Beim Anlegen des Mietverhältnisses können Sie stattdessen auch eine nachschüssige Erzeugung der Mieten wählen, also zum Ende des Zeitraums.

Titel des Dokuments: Zahlungsbeleg oder Rechnung

Beim Anlegen des Mietverhältnisses können Sie auf der Registerkarte „Zahlungsbeleg“ wählen, ob der Zahlungsnachweis als „Zahlungsbeleg“ oder als „Rechnung“ bezeichnet werden soll.

Sie können für die Rechnungen eine Nummerierung aktivieren. Diese Nummerierung kann getrennt und für jedes Mietverhältnis eindeutig sein oder übergreifend für den Eigentümer gelten. Sie können außerdem ein Präfix festlegen (zum Beispiel „FA23-“); dahinter wird automatisch ein Zähler ergänzt.

Wenn Sie das Präfix im Mietverhältnis ändern, wird der Zähler zurückgesetzt und beginnt wieder bei 1. Das ist praktisch, wenn Sie das Präfix jedes Jahr wechseln, zum Beispiel „FA2023-“ und „FA2024-“.

Ein Mietverhältnis bearbeiten

Wenn Sie ein bestehendes Mietverhältnis ändern möchten, öffnen Sie den Bereich „Mietverhältnisse“, klicken Sie rechts neben dem betreffenden Mietverhältnis auf die Aktion „Bearbeiten“, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie, dass diese Änderungen nur für künftige Zahlungen gelten. Bereits im Bereich „Finanzen“ erzeugte Mieten müssen Sie manuell und einzeln anpassen.

Ein Mietverhältnis löschen

Um ein Mietverhältnis zu löschen, öffnen Sie den Bereich „Mietverhältnisse“ und klicken Sie rechts neben dem betreffenden Mietverhältnis auf die Aktion „Löschen“.

Ist dem Mietverhältnis ein Übergabeprotokoll oder ein Inventar zugeordnet, müssen Sie diese zuerst ebenfalls löschen und anschließend den Papierkorb leeren. Andernfalls lässt die Software das Löschen des Mietvertrags nicht zu.

Bitte beachten Sie, dass dabei die gesamte Historie dieses Mietvertrags verloren geht. Es ist deshalb in der Regel besser, Mietverhältnisse zu archivieren, statt sie zu löschen.

Vertragsvorlage für das Mietverhältnis

Wenn Sie in Rentila einen neuen Mietvertrag anlegen, erzeugt die Software automatisch eine vorausgefüllte Vertragsvorlage.

Sie können sich diese Vorlage im Formular zum Anlegen und Bearbeiten des Mietverhältnisses in der Vorschau ansehen.

Außerdem können Sie sie als Word-, PDF- oder OpenOffice-Datei herunterladen: im Bereich „Mietverhältnisse“ über die Spalte „Vorlagen“ auf der rechten Seite.

Vermieter und Mieter können diesen Mietvertrag auf zwei Arten unterschreiben:

• Entweder mit einer digitalen Unterschrift in ihrem Rentila-Konto,
• oder sie drucken ihn aus und unterschreiben auf Papier.