Einen Mieter anlegen, bearbeiten oder löschen
Einen Mieter anlegen
Um einen Mieter hinzuzufügen, gehen Sie so vor: Öffnen Sie den Bereich „Mieter:innen“ und klicken Sie dann auf „Neuer Mieter“.
Für jeden Mieter können Sie die folgenden Angaben erfassen:
- Den Typ des Mieters.
- Name und Vorname oder den Namen der Firma.
- Die E-Mail-Adresse (wenn Sie Ihren Mieter einladen möchten).
- Die Adresse und weitere Kontaktdaten.
- Die beruflichen Angaben.
- Die Angaben zu den Bürgen.
- Die Bankdaten.
- Die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen.
Einige dieser Angaben werden in die vorausgefüllten Verträge übernommen.
Mieter importieren
Sie können mehrere Mieter mit einer Datei im Format CSV, Excel oder Open Office importieren. Bitte verwenden Sie für den Import die folgenden Vorlagen:
Den Mieter einladen
Sie können Ihrem Mieter Zugang zur Software gewähren. Er erreicht damit den Bereich für Mieter, kann seine Zahlungsbelege herunterladen und sein Konto verwalten.
Wenn Sie Ihrem Mieter Zugang gewähren möchten, gehen Sie so vor:
- Legen Sie die Mieterakte an.
- Erfassen Sie die E-Mail-Adresse des Mieters (eine eigene Adresse pro Mieter) und aktivieren Sie die Einladung.
- Speichern Sie die Mieterakte.
- Der Mieter erhält eine Einladung per E-Mail.
- Der Mieter klickt auf den Einladungslink, bestätigt sein Konto und legt sein Passwort fest.
Bitte beachten Sie, dass die Einladung des Mieters nicht verpflichtend ist; Sie können sie jederzeit nachholen. Im Bereich „Mieter:innen“ steht für jeden Mieter ein Link „Einladen“ bereit. Dieser Link bleibt aktiv, solange die Einladung nicht angenommen wurde, und verschwindet danach.
Sobald der Mieter Zugang zu seinem Mitgliederbereich hat, sieht er die folgenden Informationen:
- Zahlungsbelege und Zahlungsaufforderungen
- Die Kontaktdaten des Eigentümers
- Die Einzelheiten seines Mietverhältnisses
- Die geteilten Dokumente
- Die Aufgaben zum Mietverhältnis
- Die Wartungsanfragen zum Mietverhältnis
- Die Nachrichten zwischen ihm und dem Eigentümer
Warum Zugang zum Mieterkonto gewähren?
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Deshalb ist es wichtig, die Nutzer – hier also die Mieter – über die Verwendung ihrer Daten zu informieren. In der Regel müssen sie der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen, Zugang zu ihnen erhalten oder ihr widersprechen können.
Verlangt der Mieter Zugang, sind wir gesetzlich verpflichtet, ihm den Zugang zur Plattform zu gewähren.
Auch der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, seinem Mieter bestimmte Nachweise und Dokumente zur Verfügung zu stellen – selbst nach dessen Auszug.
Bürgen
Zu jedem Mieter können Sie über die Registerkarte „Bürgen“ einen oder mehrere Bürgen hinzufügen. Die Angaben zu den Bürgen werden in die vorausgefüllten Vertragsvorlagen und in die Bürgschaftserklärung übernommen. Die Daten der Bürgen werden außerdem im Bereich „Kontakte“ gespeichert.
Einen Mieter bearbeiten
Wenn Sie einen bestehenden Mieter ändern möchten, öffnen Sie den Bereich „Mieter:innen“, klicken Sie rechts neben dem betreffenden Mieter auf die Aktion „Bearbeiten“, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen am Namen des Mieters nur für künftige Zahlungen gelten. Bereits im Bereich „Finanzen“ erzeugte Mieten behalten den alten Namen und müssen manuell und einzeln angepasst werden.
Die E-Mail-Adresse eines verbundenen Mieters ändern
Die E-Mail-Adresse eines verbundenen Mieters – also eines Mieters, der Ihre Einladung angenommen hat – ist seine Anmeldekennung. Das Feld „E-Mail“ in seiner Mieterakte ist deshalb gesperrt und mit einem Schloss gekennzeichnet.
Wenn Ihr Mieter keinen Zugriff mehr auf diese Adresse hat, können Sie sie selbst ersetzen:
- Öffnen Sie die Mieterakte: Bereich „Mieter“, Aktion „Bearbeiten“.
- Klicken Sie rechts neben dem Feld „E-Mail“ auf die Schaltfläche „Entsperren“.
- Bestätigen Sie die Warnung: Die E-Mail-Adresse des Mieters dient als Benutzername, bei jeder Änderung wird diese Kennung aktualisiert und der Mieter wird benachrichtigt.
- Geben Sie die neue Adresse ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Der Mieter behält sein Passwort und seinen gesamten Verlauf: Er meldet sich einfach mit der neuen Adresse an. An seine alte Adresse wird eine E-Mail „Änderung der Anmeldedaten“ geschickt, die ihn über die Änderung informiert.
Der Mieter kann diese Änderung auch selbst in seinem Konto unter seinen Anmeldedaten vornehmen.
Vor der Änderung der E-Mail-Adresse
Teilen Sie Ihrem Mieter die neue Adresse mit: Die Benachrichtigung geht an seine alte Adresse und nennt die neue nicht.
Die Adresse muss unter Ihren Mietern eindeutig bleiben. Wird sie bereits von einem anderen Ihrer Mieter verwendet, lässt sich die Mieterakte nicht speichern.
Wenn Ihr Mieter mit derselben Adresse auch bei einem anderen Vermieter auf Rentila mietet, betrifft eine Änderung aus Ihrem Konto nur Ihre Mieterakte: Seine beiden Mietverhältnisse erscheinen dann nicht mehr gemeinsam in einem Mieterbereich.
Einen Mieter löschen
Um einen Mieter zu löschen, öffnen Sie den Bereich „Mieter:innen“ und klicken Sie rechts neben dem betreffenden Mieter auf die Aktion „Löschen“.
Ist der Mieter einem Mietvertrag, einem Übergabeprotokoll oder einem Inventar zugeordnet, müssen Sie diese zuerst ebenfalls löschen und anschließend den Papierkorb leeren. Andernfalls lässt die Software das Löschen des Mieters nicht zu.
Bitte beachten Sie, dass dabei die gesamte Historie dieses Mieters verloren geht. Es ist deshalb in der Regel besser, Mieter zu archivieren, statt sie zu löschen.
