Nachtrag zum Mietvertrag
Mit einem Nachtrag ändern Sie einen laufenden Mietvertrag, ohne ihn neu anlegen zu müssen. Rentila erzeugt das zugehörige Dokument, lässt es von Vermieter und Mietern elektronisch unterschreiben und übernimmt die Änderung zum vereinbarten Datum in den Mietvertrag.
Einen Nachtrag erstellen
Öffnen Sie den betreffenden Mietvertrag und dort die Registerkarte „Nachträge“. Klicken Sie auf „Nachtrag erstellen“. Sie können einem Mietvertrag mehrere Nachträge hinzufügen.
Die Registerkarte „Allgemeine Angaben“ enthält die Angaben, die für jeden Nachtrag gleich sind:
- Den „Typ“ des Nachtrags,
- Das „Datum“ des Inkrafttretens: zu diesem Datum wird die Änderung wirksam. Es muss nach dem Beginn des Mietvertrags liegen,
- Eine „Kennung“ oder eine „Referenz“: eine eindeutige Nummer, sofern Sie eine verwenden,
- Den „Grund“ für den Nachtrag.
Ist bereits ein Nachtrag derselben Art mit demselben Datum des Inkrafttretens im Gange, weist Rentila Sie darauf hin, statt einen zweiten anzulegen.
Die Änderung eintragen
Das Formular richtet sich nach der gewählten Art. In jedem Fall können Sie im Feld „Bestimmungen“ einen freien Text ergänzen, der in das Dokument übernommen wird.
- Miete und Nebenkosten — wählen Sie zuerst die „Art der Änderung“: „Miete und Nebenkosten“, nur „Miete“ oder nur „Nebenkosten“. Tragen Sie anschließend die „Neue Nettokaltmiete“, die „Neue Betriebskosten“ und die „Neue Warmmiete“ ein. Die aktuellen Beträge des Mietvertrags stehen unter dem jeweiligen Feld.
- Vertragsdauer — tragen Sie das „Neues Enddatum“ ein. Das aktuelle Enddatum wird angezeigt.
- Kaution — tragen Sie die „Neue Kaution“ ein.
- Mieter — wählen Sie unter den Mietern des Vertrags die „Ausziehende Mieter“ und anschließend die „Einziehende Mieter“. Über „Mieter hinzufügen“ legen Sie einen Mieterdatensatz an, ohne den Nachtrag zu verlassen.
- Klauseln und Sonstiges — diese beiden Arten enthalten nur das Feld „Bestimmungen“.
Sichern Sie mit „Speichern“.
Das Dokument prüfen
Die Registerkarte „Vorschau“ erzeugt das Dokument aus Ihren Eingaben und zeigt es so, wie es unterschrieben wird. Über „Herunterladen“ erhalten Sie es vor der Unterschrift.
Lesen Sie es an dieser Stelle in Ruhe durch: nach dem Start des Signaturverfahrens lässt sich das Dokument nicht mehr ändern.
Den Nachtrag unterschreiben
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Unterschrift“. Der Nachtrag muss zuvor gespeichert und sein Dokument erzeugt worden sein.
Prüfen Sie zuerst die E-Mail-Adressen und die Mobilnummern der Mieter: sie sind zwingend erforderlich und werden direkt auf dieser Registerkarte eingetragen.
Das Dokument wird sofort gesperrt
Nach Start des Signaturverfahrens wird das Dokument gesperrt und lässt sich nicht mehr ändern. Prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie auf „Signaturverfahren starten“ klicken.
Klicken Sie auf „Signaturverfahren starten“. Das Dokument wird gesperrt, erhält den Status Wird unterschrieben, und an alle Unterzeichner geht eine Benachrichtigungs-E-Mail.
Anschließend unterschreibt jeder für sich:
- Der Vermieter unterschreibt auf derselben Registerkarte über „Dokument unterschreiben“: er zeichnet seine Unterschrift, fordert einen Bestätigungscode an und gibt ihn ein.
- Die Mieter unterschreiben in ihrem Mieterbereich. Für einen Mieter ohne Konto wird neben seinem Namen ein Unterschriften-Link angezeigt: mit „Link kopieren“ oder „Link öffnen“ geben Sie ihn direkt weiter.
Die Verifizierung erfolgt per „SMS-Code“ oder „WhatsApp“. Zu jedem Unterzeichner hält Rentila das Datum der Unterschrift, die IP-Adresse sowie die zur Verifizierung verwendete E-Mail-Adresse und Telefonnummer fest.
Während des Verfahrens stehen Ihnen zwei Aktionen zur Verfügung: „Unterschriftsanfragen erneut senden“, falls ein Mieter seine E-Mail nicht erhalten hat, und „Signaturverfahren zurücksetzen“, wodurch der Nachtrag entsperrt und die bereits eingeholten Unterschriften gelöscht werden.
Haben alle unterschrieben, erhält der Nachtrag den Status Unterschrieben, und eine Kopie des Dokuments wird unter „Meine Dokumente“ abgelegt.
Bitte beachten!
Die Unterschrift eines Nachtrags wird auf Ihr monatliches Signaturkontingent angerechnet, genau wie die eines Mietvertrags. Ist das Kontingent aufgebraucht, bietet Rentila Ihnen an, Ihre Credits zu verwenden.
Anders als beim Mietvertrag sind Bürgen am Signaturverfahren eines Nachtrags nicht beteiligt: es unterschreiben nur der Vermieter und die Mieter.
Das Signaturzertifikat
Sobald das Dokument unterschrieben ist, können Sie auf derselben Seite sein „Signaturzertifikat“ herunterladen. Es ist der Nachweis der Unterschrift und führt auf:
- Die „Unterzeichner“: „Vor- und Nachname“, „E-Mail-Adresse“ und „Telefonnummer“ jedes Einzelnen,
- Das verwendete „Authentifizierungsverfahren“ und die „Authentifizierungsstufe“,
- Zu jedem Unterzeichner das Datum der Unterschrift, die „IP-Adresse“, von der aus er unterschrieben hat, und den „Code-Hash (SHA256)“ des erhaltenen Bestätigungscodes,
- Einen „Qualifizierter Zeitstempel · Beweiskraft“ sowie das von Rentila angebrachte elektronische Siegel.
Drei Formate stehen zur Verfügung: „Als PDF (Adobe) herunterladen“, „ZIP-Archiv“ (das Zertifikat samt XML-Nachweis) und „Datei XML“ (nur der Nachweis).
Wann der Nachtrag wirksam wird
Ein unterschriebener Nachtrag wird nicht sofort angewendet: die Änderung wird zum Datum des Inkrafttretens in den Mietvertrag übernommen, das Sie eingetragen haben. Das geschieht automatisch, jede Nacht. Der Nachtrag erhält dann den Status Angewendet.
Was in den Mietvertrag übernommen wird, hängt von der Art ab:
- Miete und Nebenkosten: Nettokaltmiete, Betriebskosten und Gesamtmiete des Vertrags werden aktualisiert. Die danach erzeugten Mieten verwenden die neuen Beträge,
- Vertragsdauer: das Enddatum des Mietvertrags wird aktualisiert,
- Kaution: der Kautionsbetrag wird aktualisiert,
- Mieter: ausziehende Mieter werden aus dem Mietvertrag entfernt, einziehende hinzugefügt,
- Klauseln und Sonstiges: diese Nachträge ändern keine Vertragsdaten. Sie erzeugen ein unterschriebenes Dokument, das zum Vertrag hinzukommt.
Ihre Nachträge verfolgen
Die Registerkarte „Nachträge“ des Mietvertrags listet alle Nachträge vom neuesten zum ältesten auf, mit Art, Datum des Inkrafttretens, Grund und Status:
- Entwurf — in Bearbeitung, änderbar,
- Wird unterschrieben — das Verfahren läuft, das Dokument ist gesperrt,
- Unterschrieben — alle Unterzeichner haben unterschrieben,
- Angewendet — die Änderung wurde in den Mietvertrag übernommen,
- Storniert.
Das unterschriebene Dokument laden Sie aus der Liste der Mietverhältnisse herunter, als PDF, Word oder OpenOffice.
Ein Nachtrag lässt sich nur löschen, solange noch keine Unterschrift eingeholt wurde. Danach setzen Sie zuerst das Signaturverfahren zurück.
