Pflichten als Vermieter: der Jahreskalender für wichtige Vermieterpflichten
Die Pflichten als Vermieter verteilen sich auf feste Fristen, individuelle Prüftermine und laufende Verwaltungsaufgaben. Wer seine Vermieterpflichten nicht systematisch plant, übersieht schnell Abrechnungen, Wartungen oder steuerliche Termine. Dieser Jahreskalender zeigt, welche jährlichen Pflichten als Vermieter wann anstehen und welche Unterlagen Sie fortlaufend dokumentieren und sicher aufbewahren sollten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Welche gesetzlichen Fristen für Vermieter jedes Jahr zu beachten sind
- Welche Prüf- und Wartungstermine von der jeweiligen Immobilie abhängen
- Welche Monate sich für Instandhaltung und saisonale Vorbereitungen eignen
- Welche Zahlungen, Mängel und Unterlagen Sie laufend dokumentieren sollten
Vermieterpflichten im Jahreskalender: Januar bis Dezember
Einige Termine sind gesetzlich festgelegt. Andere Monate sind lediglich sinnvolle Planungsfenster. Maßgeblich bleiben Bescheide, Verträge, Landesrecht und die Besonderheiten der Immobilie.
Januar: Steuerunterlagen ordnen
Terminart: empfohlener Planungsmonat, kein gesetzlicher Stichtag.
- Mieteinnahmen und Betriebskostenvorauszahlungen je Immobilie erfassen.
- Rechnungen, Versicherungsunterlagen und Zinsbescheinigungen sammeln.
- Fehlende Belege dokumentieren und der jeweiligen Immobilie zuordnen.
- Unterlagen für die Steuererklärung für Vermietung und Verpachtung vorbereiten.
- Offene Mietzahlungen und noch ungeklärte Buchungen kontrollieren.
Februar: Grundsteuer und Jahrestermine prüfen
Terminart: gesetzlicher Zahlungstermin und empfohlene Jahresplanung.
- Die erste reguläre Fälligkeit der Grundsteuer liegt am 15. Februar.
- Weitere Teilbeträge folgen am 15. Mai, 15. August und 15. November.
- Auf Antrag kann die Grundsteuer vollständig am 1. Juli gezahlt werden (§ 28 GrStG).
- Dieser Antrag muss spätestens bis zum 30. September des Vorjahres gestellt werden.
März: Gebäude nach dem Winter kontrollieren
Terminart: empfohlener Planungsmonat; die Verkehrssicherung gilt ganzjährig.
- Wege, Außenbeleuchtung, Dachrinnen und Fassade prüfen.
- Geländer, Treppen und erkennbare Baumschäden kontrollieren.
- Schäden mit Datum und Fotos dokumentieren.
- Notwendige Reparaturen frühzeitig beauftragen.
April: Individuelle Prüftermine abgleichen
Terminart: empfohlener Planungsmonat, kein gesetzlicher Stichtag.
- Fristen aus dem Feuerstättenbescheid kontrollieren.
- Landesrechtliche Zuständigkeit für Einbau und Betriebsbereitschaft der Rauchwarnmelder prüfen.
- Wartungsintervalle des Herstellers beachten.
- Anstehende Kontrollen und bereits erledigte Arbeiten dokumentieren.
Die konkrete Rauchmelderpflicht für Vermieter richtet sich nach der jeweiligen Landesbauordnung. Ein bundesweit einheitlicher Apriltermin besteht nicht.
Mai: Grundsteuer zahlen und Abrechnungsunterlagen sammeln
Terminart: gesetzlicher Zahlungstermin und empfohlene Vorbereitung.
- Grundsteuer grundsätzlich zum 15. Mai zahlen.
- Dabei den aktuellen Grundsteuerbescheid beachten.
- Erste Betriebskostenbelege des Vorjahres zusammentragen.
- Fehlende Abrechnungen von Versorgern und Dienstleistern anfordern.
- Umlagefähige Betriebskosten von Reparatur- und Verwaltungskosten trennen.
Die regulären Grundsteuertermine ergeben sich aus § 28 GrStG.
Juni: Nachweise und objektabhängige Fristen prüfen
Terminart: empfohlener Planungsmonat, kein allgemeiner Stichtag.
- Gültigkeit des Energieausweises kontrollieren. Sie beträgt grundsätzlich zehn Jahre (§ 79 GEG).
- Prüfen, ob und wann eine Legionellenuntersuchung erforderlich ist.
- Versicherungsabläufe und Kündigungsfristen kontrollieren.
- Wartungs- und Dienstleistungsverträge je Immobilie aktualisieren.
- Alle Termine in die Vermieter-Checkliste übernehmen.
Legionellenprüfungen gelten nur für bestimmte Trinkwasseranlagen. Bei vermieteten Gebäuden beträgt das Intervall unter den gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich drei Jahre (§ 31 TrinkwV).
Juli: Steuererklärung fristgerecht abgeben
Terminart: gesetzliche Frist, sofern eine Abgabepflicht besteht.
- Einkommensteuererklärung grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres abgeben.
- Einnahmen und Werbungskosten in der Anlage V erfassen.
- Angaben nach einzelnen Immobilien aufschlüsseln.
- Belege für mögliche Rückfragen des Finanzamts aufbewahren.
Bei steuerlicher Beratung können andere Abgabefristen gelten. Die allgemeine Siebenmonatsfrist regelt § 149 AO.
August: Grundsteuer zahlen und Winterarbeiten planen
Terminart: gesetzlicher Zahlungstermin und empfohlene Vorbereitung.
- Grundsteuer grundsätzlich zum 15. August zahlen.
- Heizungswartung und notwendige Reparaturen frühzeitig beauftragen.
- Dachrinnen, Außenbeleuchtung, Wege und Geländer kontrollieren.
- Verfügbarkeit des Winterdienstes prüfen.
- Zuständigkeiten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft klären.
Für die Grundsteuer ist der individuelle Bescheid maßgeblich. Bei beantragter Jahreszahlung kann stattdessen der 1. Juli gelten.
September: Heizung und Winterbetrieb vorbereiten
Terminart: empfohlener Planungsmonat, kein gesetzlicher Stichtag.
- Heizungsanlage und vereinbarte Wartungen kontrollieren.
- Mängel an Fenstern, Türen oder Leitungen bearbeiten.
- Räum- und Streudienst organisatorisch vorbereiten.
- Streumittel und benötigte Geräte bereitstellen.
- Mieter über notwendige Arbeiten rechtzeitig informieren.
Solche organisatorischen Arbeiten gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben als Vermieter. Sie sind jedoch nicht an den September gebunden.
Oktober: Verkehrssicherheit und Versicherungsschutz kontrollieren
Terminart: empfohlener Planungsmonat; die Verkehrssicherung gilt ganzjährig.
- Treppen, Handläufe, Zugänge und Außenbeleuchtung prüfen.
- Gefahrenstellen dokumentieren und zeitnah beseitigen.
- Durchführung eines übertragenen Winterdienstes kontrollieren.
- Wohngebäudeversicherung und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht überprüfen.
- Individuelle Verlängerungs- und Kündigungstermine beachten.
Die Verkehrssicherung gehört zu den laufenden Pflichten bei der Vermietung. Für die Versicherungsprüfung besteht dagegen kein allgemeiner gesetzlicher Oktobertermin.
November: Grundsteuer zahlen und Abrechnungsdaten vervollständigen
Terminart: gesetzlicher Zahlungstermin und empfohlene Vorbereitung.
- Grundsteuer grundsätzlich zum 15. November zahlen.
- Fehlende Rechnungen, Ablesewerte und Verbrauchsdaten anfordern.
- Offene Reparaturen und Mieterbeschwerden nachverfolgen.
- Angaben zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten vorbereiten.
In der Heizkostenabrechnung müssen der auf den Mieter entfallende Anteil an den CO₂-Kosten, die Gebäudeeinstufung und die Berechnungsgrundlagen ausgewiesen werden (§ 7 Abs. 3 CO₂KostAufG).
Dezember: Abrechnungsfrist und Jahresarchiv prüfen
Terminart: gesetzliche Frist, sofern der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember des Vorjahres endete.
- Frist für die Betriebskostenabrechnung kontrollieren.
- Abrechnung rechtzeitig fertigstellen und nachweisbar übermitteln.
- Zahlungen, Belege, Reparaturen und Kommunikation vollständig archivieren.
- Wiedervorlagen für das kommende Jahr anlegen.
Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der 31. Dezember ist daher nur bei einem kalendergleichen Abrechnungszeitraum relevant.
Für 2026 ist zusätzlich zu prüfen, ob nicht fernablesbare Verbrauchserfassungsgeräte bis zum 31. Dezember nachgerüstet werden müssen (§ 5 HeizkostenV).
Diese Pflichten als Vermieter fallen das ganze Jahr über an
Viele Vermieterpflichten sind an keinen bestimmten Monat gebunden. Sie müssen Zahlungen, Mängel und Unterlagen deshalb fortlaufend bearbeiten und dokumentieren.
Zahlungen und Verbrauchsdaten erfassen
Zu den laufenden Aufgaben als Vermieter gehören:
- Mieteingänge und offene Forderungen kontrollieren
- Einnahmen und Ausgaben der richtigen Immobilie zuordnen
- Rechnungen und Zahlungsbelege speichern
- Mietern auf Verlangen eine Quittung ausstellen (§ 368 BGB)
Sind fernablesbare Heizkostenverteiler oder Zähler installiert, müssen Mieter monatliche Verbrauchsinformationen erhalten. Fehlen die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen, dürfen Mieter ihren Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um drei Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).
Mängel und Reparaturen dokumentieren
- Mängelanzeige mit Datum und Beschreibung erfassen
- Fotos und Schriftverkehr speichern
- Handwerker, Termine und ausgeführte Arbeiten dokumentieren
- Mieter über den Bearbeitungsstand informieren
- Rechnungen dem jeweiligen Vorgang zuordnen
Nach § 535 BGB müssen Sie die Wohnung im vertragsgemäßen Zustand erhalten. Bleibt ein erheblicher Mangel bestehen, kann der Mieter die Miete mindern. Bei verschuldeten Verzögerungen können zusätzlich Schadensersatzansprüche entstehen (§§ 536 und 536a BGB).
Miet- und Objektunterlagen aktuell halten
- Mietverträge und Übergabeprotokolle
- Kautionsnachweise
- Energieausweise und Prüfberichte
- Betriebskostenbelege
- Versicherungsunterlagen
- Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern
Eine Kaution darf höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Sie muss getrennt vom eigenen Vermögen angelegt werden (§ 551 BGB).
So lassen sich Vermieterpflichten mit Rentila organisieren
Eine Verwaltungssoftware nimmt Ihnen die rechtliche Verantwortung nicht ab. Rentila hilft jedoch, Termine, Zahlungen und Nachweise je Immobilie an einem Ort zu verwalten.
Mit Rentila können Sie:
- Immobilien, Mieter und Mietverhältnisse getrennt anlegen
- Aufgaben und Erinnerungen für Grundsteuer, Wartungen oder auslaufende Nachweise erstellen
- unterschiedliche Fälligkeiten mehrerer Immobilien verfolgen
- Mietverträge, Übergabeprotokolle, Energieausweise und Versicherungsunterlagen archivieren
- Rechnungen, Steuerbelege und Betriebskostenunterlagen dem richtigen Objekt zuordnen
- Mieteingänge, Ausgaben und offene Zahlungen erfassen
- Mietquittungen automatisch erstellen und an Mieter senden
- Reparatur- und Wartungsanfragen dokumentieren
- Nachrichten und Absprachen mit Mietern nachvollziehbar speichern
Monatliche Mieten werden automatisch im Finanzbereich angelegt; weitere Ausgaben erfassen Sie selbst. So stehen die benötigten Daten für die Steuererklärung gebündelt zur Verfügung.
Wichtig bleibt: Rentila unterstützt bei der Organisation der Vermieterpflichten, ersetzt aber keine Prüfung des geltenden Rechts oder des individuellen Mietvertrags. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über alle Funktionen von Rentila.
FAQs
Welche Pflichten als Vermieter fallen jedes Jahr an?
Eine bundesweit einheitliche Liste jährlicher Vermieterpflichten gibt es nicht. Regelmäßig wiederkehren insbesondere:
- Betriebskostenabrechnung bei vereinbarten Vorauszahlungen
- Einkommensteuererklärung bei bestehender Abgabepflicht
- Grundsteuerzahlungen
- laufende Instandhaltung und Verkehrssicherung
- objektabhängige Wartungs-, Prüf- und Versicherungstermine
Prüfintervalle können jährlich, mehrjährig oder ausschließlich anlassbezogen sein.
Was ist die Frist für die Betriebskostenabrechnung?
Die Frist für die Betriebskostenabrechnung beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Endet dieser am 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen.
Eine verspätete Nachforderung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Mieter können innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang Einwendungen erheben und Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen (§ 556 Abs. 3 und 4 BGB).
Welche Zertifikate müssen Vermieter jährlich erneuern?
Ein allgemeines jährliches Zertifikatspaket gibt es in Deutschland nicht:
- Energieausweise gelten grundsätzlich zehn Jahre (§ 79 GEG).
- Legionellenprüfungen erfolgen bei bestimmten vermieteten Gebäuden grundsätzlich alle drei Jahre (§ 31 TrinkwV).
- Schornsteinfegerarbeiten richten sich nach den Zeiträumen im Feuerstättenbescheid.
- Eine anlasslose regelmäßige Generalinspektion der Elektroanlage ist nicht vorgeschrieben (BGH, VIII ZR 321/07).
Wer ist für Rauchwarnmelder verantwortlich?
Die Rauchmelderpflicht für Vermieter richtet sich nach der Landesbauordnung. Einbau und Sicherstellung der Betriebsbereitschaft können unterschiedlich geregelt sein.
In Baden-Württemberg ist beispielsweise der Eigentümer für den Einbau verantwortlich. Die Betriebsbereitschaft obliegt grundsätzlich dem unmittelbaren Besitzer und damit meist dem Mieter. Abweichende vertragliche Übernahmen bleiben möglich (Ministerium Baden-Württemberg).
Dürfen Vermieter die Wohnung einmal jährlich besichtigen?
Nein. Vermieter haben kein pauschales jährliches Kontrollrecht. Für den Zutritt ist ein konkreter sachlicher Grund erforderlich, etwa:
- gemeldete oder vermutete Schäden
- geplante Reparaturen
- Ablesen technischer Einrichtungen
- Verkauf oder Neuvermietung
- begründeter Verdacht auf vertragswidrige Nutzung
Der Termin muss rechtzeitig angekündigt und mit dem Mieter abgestimmt werden (BGH, VIII ZR 289/13).
Fazit: Mit einem Jahreskalender den Überblick behalten
Für eine zuverlässige Mietverwaltung sollten Sie:
- gesetzliche Stichtage von empfohlenen Planungsmonaten unterscheiden
- Grundsteuer-, Steuer- und Abrechnungsfristen frühzeitig eintragen
- Prüfintervalle je Immobilie und technische Anlage erfassen
- Mieteingänge, Ausgaben und Belege fortlaufend dokumentieren
- Mängel, Reparaturen und die Kommunikation mit Mietern nachvollziehbar speichern
- für jede Immobilie eigene Aufgaben und Erinnerungen anlegen
Rentila bündelt Termine, Dokumente, Zahlungen und Mieterdaten an einem Ort. So behalten Sie auch bei unterschiedlichen Fristen mehrerer Immobilien den Überblick und können anstehende Aufgaben rechtzeitig bearbeiten.
