Mieten, Mietquittungen, Zahlungsaufforderungen und Rechnungen

Erzeugung der Mieten

Für jeden Mietvertrag werden die Mieten und die Zahlungsaufforderungen standardmäßig am 1. des Monats automatisch erzeugt, sofern nichts anderes festgelegt ist. Sie können bestimmen, wann Zahlungsaufforderung und Miete erzeugt werden sollen, indem Sie eine Frist in Tagen vor dem Rechnungsdatum angeben. Diese Option stellen Sie im Mietverhältnis ein.

Eine Miete manuell anlegen

Sie können eine Miete im Bereich „Finanzen“ von Hand anlegen. Fügen Sie dazu eine Einnahme hinzu und wählen Sie den Typ „Miete“, oder duplizieren Sie eine vorhandene Miete.

Wenn Sie sich dabei an das Zahlungsdatum und die Mietzeiträume des vorgesehenen Zahlungsplans halten, erzeugt das System keine doppelte automatische Miete.

Rechnungsdatum, Zahlungsintervall

Das Rechnungsdatum, also das Zahlungsintervall (standardmäßig der 1.), legt den Mietzeitraum fest; Sie stellen es im Mietverhältnis ein. Wählen Sie zum Beispiel den 1. des Monats, läuft der Zeitraum auf der Mietquittung vom 1. bis zum letzten Tag des laufenden Monats. Wählen Sie den 15., läuft er vom 15. bis zum 14. des Folgemonats.

Erzeugungsdatum der Miete

Das Erzeugungsdatum bestimmt, wann die zugehörige Zeile im Bereich „Finanzen“ erscheint. Wählen Sie zum Beispiel „J-6“, wird die Miete 6 Tage vor dem Rechnungsdatum erzeugt. Auch das stellen Sie im Mietverhältnis ein.

Zahlungsdatum

Das Zahlungsdatum im Mietverhältnis gibt an, wann der Mieter die Miete zahlen soll (standardmäßig der 1. des Monats). Anhand dieses Datums wird bestimmt, ob eine Miete überfällig ist. Das System markiert eine Miete 7 Tage nach dem Zahlungsdatum als „Überfällig“. Ist das Zahlungsdatum zum Beispiel der 6., wird die Miete nach dem 13. als „Überfällig“ markiert.

Titel des Dokuments: Zahlungsaufforderung, Quittung, Mietquittung

Sobald die Miete als „Bezahlt“ markiert ist, wird aus dem Dokument eine „Mietquittung“.

Bei einer Teilzahlung ist das Dokument eine „Quittung“. Es lässt sich in eine „Mietquittung“ umwandeln, sobald der Vermieter eine Zahlung über die gesamte Miete erfasst oder der Saldo des Mieters null oder positiv ist.

Jeder Miete kann einer der folgenden Status zugeordnet sein:

• Bezahlt: Der Mieter hat die Miete vollständig beglichen.
• Ausstehend: Der Mieter hat die Miete noch nicht gezahlt, das Fälligkeitsdatum ist aber noch nicht überschritten.
• Überfällig: Der Mieter hat die Miete nicht gezahlt, und das Fälligkeitsdatum ist überschritten.
• Teilweise: Der Mieter hat nur einen Teil der Miete gezahlt.
• Verlust: Die Miete wurde nicht gezahlt, und es ist unwahrscheinlich, dass sie noch gezahlt wird.

Belege im Voraus und nachträglich

Mieten und Zahlungsaufforderungen werden standardmäßig im Voraus erzeugt, also zu Beginn des Zeitraums. Sie entscheiden, wann Sie die Zahlung erfassen und die Mietquittung ausstellen.

Beim Anlegen des Mietverhältnisses können Sie die Mieten auch nachträglich erzeugen lassen, also zum Ende des Zeitraums.

Ebenso können Sie beim Anlegen des Mietverhältnisses das Erzeugungsdatum auf „J+X“ setzen, wobei X die Anzahl der Tage ist. Beispiel: Bei einem Rechnungsdatum am 1., das eine Miete vom 1. bis zum 31. erzeugt, löst die Einstellung „J+20“ die Erzeugung 20 Tage nach Beginn des Zeitraums aus, also um den 21.

Rechnung oder Mietquittung und Nummerierung

Beim Anlegen des Mietverhältnisses können Sie im Reiter „Zahlungsbelege“ wählen, ob der Zahlungsbeleg als „Zahlungsbeleg“ oder als „Rechnung“ bezeichnet wird.

Für Rechnungen können Sie eine Nummerierung aktivieren. Diese Nummerierung kann sein:

• getrennt, also je Mietvertrag eigenständig;
• übergreifend für den Eigentümer.

Sie können außerdem ein Präfix festlegen (zum Beispiel FA23-); dahinter wird automatisch ein Zähler angehängt.

Ändern Sie das Präfix im Mietverhältnis, wird der Zähler zurückgesetzt und beginnt wieder bei 1. Das ist praktisch, wenn Sie das Präfix jedes Jahr wechseln, etwa FA2023-, FA2024-.

Mit Datums- und Nummerierungsplatzhaltern automatisieren Sie das Format Ihrer Belegnummern. Bei der Erzeugung werden diese Platzhalter automatisch durch den passenden Wert ersetzt.

Verfügbare Platzhalter:

• TT/MM/JJJJ → 31/12/2025
• JJJJ-MM-TT → 2025-12-31
• JJJJ → 2025
• NNNN → 0001

Beispiel:

• Format: FA-JJJJ-NNNN
• Ergebnis: FA-2025-0001, FA-2025-0002 usw.

Erste Mietquittung für eine anteilige Miete

Beginnt Ihr Mietvertrag an einem anderen Tag als dem 1. des Monats, können Sie eine anteilige erste Miete einrichten, die keinen vollen Monat abdeckt.

Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie geben das beim Anlegen des Mietverhältnisses in den dafür vorgesehenen Feldern an. Die anteilige Miete wird dann zusammen mit dem Mietvertrag angelegt.
• Wurde bereits eine Miete im Bereich „Finanzen“ erzeugt, können Sie sie bearbeiten und Daten sowie Beträge anpassen.
• Alternativ fügen Sie im Bereich „Finanzen“ von Hand eine Einnahme vom Typ „Miete“ hinzu.

So berechnen Sie eine anteilige Miete: Monatsmiete / Anzahl der Tage des Monats x Anzahl der belegten Tage.

Abweichende Adresse auf der Mietquittung

Standardmäßig übernimmt der Mieter die Adresse des gemieteten Objekts. Es kann aber vorkommen, dass die Adresse auf der Mietquittung nicht der Adresse des vermieteten Objekts entspricht.

Um eine abweichende Adresse anzugeben, gehen Sie so vor: Öffnen Sie den Bereich „Mietverhältnisse“, bearbeiten Sie das betreffende Mietverhältnis, klicken Sie auf den Reiter „Zahlungsbelege“ und wählen Sie dann „Rechnungsadresse“. Kreuzen Sie das Kästchen an und tragen Sie die Korrespondenzadresse des Mieters in das entsprechende Feld ein.

Einen Zusatzbetrag zu einer Miete hinzufügen

Sie können einer Miete zusätzliche Beträge hinzufügen. Diese Zeilen können zwei Typen haben: „Miete“ oder „Nebenkosten“ – etwa für Reinigung, Stellplatz, Steuern und andere außerordentliche Zahlungen.

Tragen Sie die Angaben dafür einfach im Abschnitt „Sonstige Kosten“ ein. Sie können sie einer bereits im Bereich „Finanzen“ erzeugten Miete hinzufügen oder beim Anlegen eines Mietverhältnisses. Fügen Sie sie einem Mietverhältnis hinzu, erscheinen diese Zahlungen auf dem Mietvertrag sowie auf allen zugehörigen Mietquittungen und Zahlungsaufforderungen.

Eine Zahlung erfassen

Sobald die Miete im Bereich „Finanzen“ erzeugt wurde, können Sie eine oder mehrere Zahlungen erfassen – gleich ob es sich um die Zahlung des Mieters oder um direkt vereinnahmte Beihilfen und Zuschüsse handelt. Nutzen Sie dafür die Option „Zahlung erfassen“ im Aktionsmenü auf der rechten Seite.

Zu jeder erfassten Zahlung oder Vereinnahmung können Sie die folgenden Angaben machen:

• Den Betrag,
• Den Zahler,
• Die Zahlungsmethode,
• Das Eingangsdatum.

Versand der Mietquittung und der Zahlungsaufforderung

Eingeladene und bei Rentila angemeldete Mieter

Eingeladene Mieter mit Zugang zu Rentila erhalten automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail (diese Option lässt sich im Mietverhältnis ein- und ausschalten), sobald ihre Miete im Bereich „Finanzen“ erzeugt wird. Die E-Mail enthält einen direkten Link zum Herunterladen des Dokuments – der Zahlungsaufforderung oder der Mietquittung.

Sobald die Zahlung im Bereich „Finanzen“ als „Bezahlt“ markiert ist, können Sie die Mietquittung von Hand versenden – über die Aktion „Quittung senden“ auf der rechten Seite. Das System schickt die Benachrichtigungs-E-Mail mit dem direkten Download-Link erneut.

Nicht angemeldete Mieter oder Mieter ohne E-Mail-Adresse

Für Mieter, die keine E-Mail-Adresse haben oder die Einladung nicht annehmen möchten, können Sie:

• Das Dokument (Zahlungsaufforderung oder Mietquittung) als PDF herunterladen und über Ihr eigenes E-Mail-Programm versenden.
• Das Dokument (Zahlungsaufforderung oder Mietquittung) als PDF herunterladen und per Post versenden.

Mietquittung und Zahlungsaufforderung anpassen

Logo und Unterschrift passen Sie im Bereich „Mein Konto“ an. Haben Sie im Bereich „Mehrere Eigentümer“ mehrere Eigentümer angelegt, passen Sie Logo und Unterschrift im Profil des jeweiligen Eigentümers an.