Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung sollte mindestens einmal im Jahr erstellt werden. Verglichen werden dabei:

• die Summe der von den Mietern geleisteten Vorauszahlungen,
• mit den tatsächlich vom Eigentümer getragenen Ausgaben des Jahres.

Liegen die Vorauszahlungen über den tatsächlichen Kosten, erstattet der Eigentümer dem Mieter die Überzahlung; andernfalls fordert er eine Nachzahlung.

Die vom Vermieter umgelegten Kosten müssen belegt werden.

Welche umlagefähigen Ausgaben in die Berechnung einfließen

Zunächst müssen Sie die umlagefähigen Ausgaben im Bereich „Finanzen“ erfassen. Legen Sie dazu eine oder mehrere Ausgaben vom Typ „Charge récupérable“ (umlagefähige Kosten) an.

Beim Anlegen einer umlagefähigen Ausgabe können Sie die folgenden Angaben erfassen:

• Den vom Mieter erstattungsfähigen Betrag,
• Den Zeitraum,
• Den Verteilungsschlüssel (wenn Sie in Ihren Gebäuden besondere Schlüssel eingerichtet haben).

Die für jedes Gebäude hinterlegten Verteilungsregeln – allgemeine Miteigentumsanteile oder besondere Schlüssel – werden bei der Berechnung der Nebenkostenabrechnung verwendet. Gemeinsame Ausgaben, die einem Gebäude zugeordnet sind, werden nach diesen Regeln aufgeteilt und in die Berechnung einbezogen.

Diese Ausgaben fließen in die Berechnung ein:

• „Syndic : Provisions pour charge“ (Vorauszahlungen an die Hausverwaltung)
• „Syndic : Arrêté des comptes : Charges récupérables“ (Jahresabrechnung der Hausverwaltung, umlagefähige Kosten)
• „Charge récupérable : Entretien de l’immeuble et des équipements“ (Instandhaltung von Gebäude und Ausstattung)
• „Charge récupérable : Consommations communes“ (gemeinsame Verbräuche)
• „Charge récupérable : Consommations personnelles“ (persönliche Verbräuche)
• „Charge récupérable : Taxe d’enlèvement des ordures ménagères“ (Müllabfuhrgebühr)
• „Charge récupérable : Autres“ (sonstige umlagefähige Kosten)
• Jede andere Ausgabe, die als erstattungsfähig markiert ist.

Welche Einnahmen in die Berechnung einfließen

Diese Einnahmen werden bei der Abrechnung berücksichtigt:

• Die Nebenkosten, die in den Einnahmen vom Typ „Miete“ ausgewiesen sind
• „Paiement du locataire : Charges locatives“ (Zahlung des Mieters für Nebenkosten)
• „Paiement du locataire : Taxe d'enlèvement des ordures ménagères“ (Zahlung des Mieters für die Müllabfuhrgebühr)
• „Paiement du locataire : Taxe foncière“ (Zahlung des Mieters für die Grundsteuer)

Wie berechnet man die Nebenkostenabrechnung?

Damit die Abrechnung genau wird, müssen Sie für jede Ausgabe vom Typ „Charge récupérable“ den erstattungsfähigen Betrag, den Zeitraum sowie das zugehörige Objekt oder Mietverhältnis sorgfältig erfassen.

Liegt das Objekt in einer Eigentümergemeinschaft und erhalten Sie die jährliche Abrechnung der Hausverwaltung mit dem Betrag der umlagefähigen Kosten, legen Sie eine neue Ausgabe vom Typ „Syndic : Arrêté des comptes : Charges récupérables“ an und geben den erstattungsfähigen Betrag an. Haben Sie die geschätzten Kosten bereits im Laufe des Jahres erfasst, kreuzen Sie das Kästchen „Ungefährer Betrag“ an, um Dopplungen im Bereich „Finanzen“ zu vermeiden.

So erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung:

1. Öffnen Sie den Bereich „Werkzeuge“ und wählen Sie „Nebenkostenabrechnung“ (im Hauptmenü links), oder nutzen Sie die Aktionen auf der rechten Seite im Bereich „Mietverhältnisse“.
2. Geben Sie den Zeitraum an und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Prüfen Sie im nächsten Schritt den Betrag und die Einzelheiten der Abrechnung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bestätigen“.
4. Die Abrechnung wird mit dem Betrag und einem Dokument, das die Vorgänge im Detail aufführt, in der Datenbank gespeichert und im Bereich „Finanzen“ angezeigt.

Die Plattform berücksichtigt die vom Mieter für den gewählten Zeitraum geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen (der im Mietverhältnis angegebene Betrag) sowie die umlagefähigen Kosten, deren Beträge im Bereich „Finanzen“ erfasst wurden. Anschließend wird die Differenz berechnet und je nach Ergebnis eine Einnahme oder eine Ausgabe angelegt.