Mietverwaltung Kosten: Eigenregie vs. Software

Hausverwaltungen und Makler waren lange so etwas wie das Sicherheitsnetz für Vermieter. Man hat ein wenig bezahlt und hatte Ruhe. Doch viele private Vermieter rechnen heute genauer nach und fragen sich: Muss ich wirklich alles auslagern, oder geht es auch schlanker?

In diesem Beitrag machen wir den Mietverwaltung Kosten Vergleich: Mietverwaltung komplett selbst machen, oder die Mietverwaltung digital mit Software machen. Wir schauen uns direkte und versteckte Kosten an, den Zeitfaktor (der gern unterschätzt wird) und die Frage, ob sich das „Mietverwaltung automatisieren“ am Ende wirklich rechnet.

Welche direkten Kosten entstehen bei Mietverwaltung in Eigenregie?

Mietverwaltung in Eigenregie heißt: Sie machen den ganzen Papierkram selbst. Nebenkosten und Ausgaben dokumentieren, Mieten im Blick behalten, Verträge vorbereiten, Mieterkommunikation führen – und nebenbei darauf achten, dass nichts „durchrutscht“. Klingt machbar, ist aber oft mehr Aufwand, als man am Anfang denkt.

Genau hier kommt die Zwischenlösung ins Spiel. Statt teurer Rundum-Betreuung nutzen viele eine Immobilienverwaltung Software, die typische Abläufe strukturiert und vereinfacht. Also kein kompletter Eigenregie-Marathon, aber auch keine laufenden Vermittlungs- und Verwaltungsgebühren. Kurz gesagt: eine Vermieter Software, wie sie auch professionelle Verwaltungen nutzen – nur eben für private Vermieter zugänglich.

Auch wenn Sie ohne Makler, ohne Hausverwaltung und ohne Vermieter Software vermieten, entstehen oft spürbare Einmalkosten. Dazu kommt ein Risiko, das man gern vergisst: Wenn Formalien schief laufen, können Gebühren oder Ärger folgen – in Eigenregie hängt das komplett an Ihnen.

Typische direkte Posten sind:

Inserate und Vermarktung selbst schalten

Kostenlos geht’s über Kleinanzeigen oder lokale Facebook-Gruppen. Selbst inserieren spart Geld, frisst aber Zeit: Anfragen sortieren, Besichtigungen planen, Interessenten prüfen. Genau hier wird’s schnell unübersichtlich.

Immobilienportale kosten je nach Anbieter und Laufzeit häufig ca. 20–100 € pro Anzeige. Wenn Sie professionelle Fotos nutzen, kommen meist 150–400 € dazu. Insgesamt landen viele Vermieter pro Vermietung grob bei 170–500 €, je nach Aufwand und Wiederholungen.

Im Mietverwaltung Kosten Vergleich sieht man an diesem Punkt schon: Selbst vermieten ist nicht automatisch „kostenlos“. Mietverwaltung digital kann hier zumindest den Prozess schlanker machen, weil alles zentral organisiert ist.

Einzelservices bezahlen statt alles aus einer Hand

Viele Vermieter, die in Eigenregie arbeiten, kaufen sich punktuell Unterstützung ein. Das sind dann keine Maklergebühren im klassischen Sinn, aber die Beträge summieren sich.

Typische Beispiele aus dem deutschen Vermietungsalltag:

• Mieterprüfung / Bonitätscheck (z. B. SCHUFA-Auskunft): je nach Anbieter oft ca. 10–30 € pro Person
• Mietinkasso über einen Dienstleister (wenn Sie nicht selbst nachhalten wollen): häufig ca. 3–8 % der Monatsmiete
• Übergabeprotokoll / Inventar & Dokumentation: oft ca. 80–250 € pro Einheit
• Vertragsverlängerung / neue Vertragsdokumente (wenn extern erstellt oder geprüft): häufig ca. 50–250 €, je nach Umfang

Ein Teil dieser Kosten lässt sich sparen, wenn Sie Mietverwaltung digital aufsetzen. Mit einer Immobilienverwaltung Software können Sie z. B. Verträge und Verlängerungen über Vorlagen erstellen und Dokumente, Zustände und Übergaben strukturiert ablegen. Das ersetzt keine Rechtsberatung – aber es nimmt viel Routinearbeit aus dem Prozess.

Rechtliche und administrative Fehler

Bei der Mietverwaltung in Eigenregie ist das Risiko für kleine Patzer einfach höher. Selbst sehr ordentliche Menschen vergessen mal eine Frist. Oder ein Dokument liegt irgendwo im E-Mail-Verlauf.

Problematisch wird es, wenn Nachweise fehlen oder Abläufe nicht sauber dokumentiert sind. Das rächt sich oft erst später – etwa bei einer Kündigung, bei Streit um die Kaution oder bei Pflichtangaben in Inseraten.

Typische Kostentreiber durch Versäumnisse sind zum Beispiel:

• Energieausweis / Pflichtangaben im Inserat: Fehlen Ausweis oder Angaben, drohen Bußgelder bis zu 10.000 €.
• Kaution falsch verwalten: Eine Barkaution muss getrennt vom Vermögen angelegt werden (§ 551 BGB). Bei Verstößen drohen zivilrechtlicher Ärger und im Extremfall strafrechtliche Risiken.
• Wohnungsgeberbestätigung: Wenn sie nicht oder verspätet ausgestellt wird, kann das bis zu 1.000 € Bußgeld nach sich ziehen.
• Rauchwarnmelder-Pflichten: Die Pflicht gilt in allen Bundesländern, Details und mögliche Bußgelder unterscheiden sich.
• Kündigung/Abmahnung unsauber vorbereitet: Das führt meist nicht direkt zu Bußgeldern, aber zu Verzögerungen, Prozesskosten und Nervenverlust.

Beim Vergleichen der Mietverwaltungskosten sind das die Posten, die man gern unterschätzt. Mit einer Immobilienverwaltung-Software können Sie jedoch Fristen, Dokumente und mögliche Kosten vermeiden und bei der Mietverwaltung Zeit sparen.

Welche versteckten Kosten entstehen bei Mietverwaltung in Eigenregie?

Wenn Sie alles selbst machen, kommen neben den offensichtlichen Ausgaben noch „unsichtbare“ Kosten hinzu. Die finden Sie nicht als Rechnung im Briefkasten, sie wirken aber trotzdem – wie Sand im Getriebe.

Die häufigsten Unannehmlichkeiten sind:

Die Verwaltung ist ein wahrer Zeitfresser

Viele private Vermieter haben nebenbei einen Vollzeitjob, arbeiten Teilzeit oder sind im Ruhestand. In allen Fällen ist Zeit knapp, und jede Stunde für Verwaltung fehlt an anderer Stelle.

Für manche ist der Aufwand der Vermietung in Eigenregie überschaubar. Bei anderen kippt es schnell. Ein paar Rückfragen hier, ein Nachtrag dort, ein vergessenes Dokument – und plötzlich wird aus einer Stunde ein ganzer Abend.

Wer Zeit in der Mietverwaltung sparen kann, spart oft indirekt auch Geld und Nerven.

Ausbleibende oder verspätete Mietzahlungen

Im Idealfall kommt die Miete pünktlich. In der Praxis sieht’s oft anders aus. Viele Vermieter berichten, dass verspätete oder ausbleibende Zahlungen in den letzten Jahren häufiger wurden.

Im Alltag gibt es ein paar wichtige Schritte, wie man mit Mietrückständen umgeht. Konsequente Zahlungserinnerungen, eine saubere Kommunikation und ein gutes Verhältnis zum Mieter.

Wenn Sie Miete digital einziehen und Erinnerungen systematisch verschicken, bleiben Sie eher dran. Das spart Zeit und reduziert Stress.

Stress und Überlastung

Vermieten soll sich lohnen und im Idealfall „nebenbei“ laufen. Ganz ohne Aufgaben geht’s aber natürlich nie.

Wenn die Mietverwaltung in Eigenregie aber ständig im Kopf bleibt und Stress verursacht, wird’s schnell zäh. Das kostet Energie und am Ende oft auch Geld.

Gerade für Selbstständige ist das heikel: Wer gesundheitlich angeschlagen ist, verliert Arbeitszeit oder trifft schlechtere Entscheidungen. Die digitale Mietverwaltung kann hier entlasten, weil Abläufe klarer sind und Sie Zeit bei der Mietverwaltung sparen.

Welche Kosten hat eine Immobilienverwaltung Software?

Eine Immobilienverwaltung Software ist im Verhältnis zu Makler- oder Verwaltungsgebühren meist erfreulich überschaubar. Die Kosten einer Vermieter Software hängen dabei vor allem davon ab, wie viele Einheiten Sie verwalten und ob Ihnen „nice to have“-Funktionen wie E-Signatur oder Bankschnittstelle wichtig sind.

Bei Rentila sieht der Hausverwaltung Software Preis (Stand 2025, Deutschland) so aus:

Anzahl Einheiten	Preis (monatlich)	Preis (jährlich)	Enthaltene Funktionen (Auszug)
1 Einheit	kostenlos	kostenlos	Für 1 Einheit begrenzt, max. 2 Mieter:innen und 2 Mietverhältnisse, bis zu 4 Übergabeprotokolle, Musterbriefe
2–5 Einheiten	4,90 € zzgl. MwSt.	49 € zzgl. MwSt.	Unbegrenzte Mieter und Mietverträge, Mehrbenutzerzugang, priorisierter Support, Musterbriefe mit elektronischer Signatur, Bankschnittstelle
Unbegrenzt	9,90 € zzgl. MwSt.	99 € zzgl. MwSt.	Unbegrenzte Objekte, Mieter und Mietverträge, Mehrbenutzerzugang, priorisierter Support, Musterbriefe mit elektronischer Signatur, Bankschnittstelle

Praktisch: Sie können also schon mit einer Einheit kostenlos starten und später upgraden, wenn mehr Wohnungen dazukommen oder Sie Ihre Mietverwaltung wirklich konsequent digital aufstellen möchten.

Erfahren Sie hier mehr zu den Kosten und Funktionen von Rentila.

Diese Funktionen sind enthalten

Welche Features Sie bekommen, hängt vom Tarif ab. Eine moderne Immobilienverwaltung Software wie Rentila kann unter anderem Folgendes abdecken:

• Unbegrenzte Mieterzugänge und direkte Kommunikation über die Plattform.
• Digitale Übergabe- und Inventarprotokolle inklusive Änderungsverlauf (praktisch als Nachweis, falls später Diskussionen entstehen).
• Vorlagen-Bibliothek mit Musterbriefen und Dokumenten, z. B. für Verträge oder Anpassungen (je nach Umfang des Tarifs).
• Automatische Erinnerungen an Mieter, etwa für fällige Mieten, offene Zahlungen oder bevorstehende Termine.
• Erinnerungen für Vermieter, z. B. Fristen, Verlängerungen oder wiederkehrende Aufgaben, damit nichts untergeht.
• Bankschnittstelle bzw. Kontoimport: Einnahmen/Ausgaben zuordnen, Zahlungsfluss prüfen und Daten für die Steuer sauber exportieren.
• Elektronische Signatur: Verträge oder Updates digital unterschreiben lassen, ohne Drucken, Scannen oder Nachtelefonieren.
• KI-Assistent und priorisierter Support (tarifabhängig), damit Sie Ihre Mietverwaltung automatisieren und Fehler vermeiden.

Unterm Strich geht es genau darum: Prozesse standardisieren, Nachweise griffbereit haben und im Alltag Zeit bei der Mietverwaltung sparen.

Jahreskosten grob gerechnet: Eigenregie vs. Mietverwaltung digital

Auch wenn Sie als Vermieter alles selbst organisieren, greifen viele irgendwann zu Einzelservices. Mal ein Bonitätscheck, mal Unterstützung beim Inkasso, mal ein sauberes Übergabeprotokoll – und schon wächst der Stapel „kleiner“ Kosten.

Im Mietverwaltungskostenvergleich ist das in der Praxis oft so:

• Mietverwaltung in Eigenregie: Je nach Vorgehen können sich Einzelposten schnell auf mehrere hundert Euro pro Jahr summieren – in manchen Fällen sogar bis rund 1.000 € (z. B. für externe Übergabe-/Dokumentationsleistungen, Inkasso-Unterstützung oder wiederkehrende Vertragsarbeiten). Dazu kommt ein schwer kalkulierbarer Faktor: das Risiko teurer Fehler, wenn Fristen, Nachweise oder Dokumente fehlen.
• Mietverwaltung digital mit Software: Häufig liegen die Kosten für Vermieter Software im Bereich von unter 100 € pro Jahr (Rentila z. B. 49 € oder 99 € zzgl. MwSt. jährlich, je nach Tarif). Dafür sparen Sie sich viele Einzelleistungen, weil Inventar/Übergaben, Vorlagen, Erinnerungen und Ablage bereits integriert sind – und Sie senken das Risiko von Patzern.

Unterm Strich ist eine Immobilienverwaltung Software oft nicht nur günstiger, sondern auch deutlich planbarer und bietet viele Vorteile im Alltag. Und das Wichtigste, das man gern vergisst: Sie können bei der Mietverwaltung Zeit sparen und haben weniger Stress, weil Abläufe und Dokumente an einem Ort sind.

FAQs

Sind die Kosten für eine Immobilienverwaltung Software steuerlich absetzbar?

In vielen Fällen: ja. Wenn Sie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen, gelten laufende Softwarekosten oft als Werbungskosten. Also als Ausgaben, die Ihre Mieteinnahmen sichern oder erleichtern.

Wichtig ist der Praxispunkt: Als Privatvermieter zählt meist der Bruttopreis, weil Sie die Umsatzsteuer häufig nicht als Vorsteuer ziehen können. Im Zweifel lohnt ein kurzer Check mit dem Steuerberater, gerade bei Sonderfällen.

Lohnt sich die Investition wirklich?

Das hängt davon ab, wie Sie vermieten. Bei einer einzigen, ruhigen Wohnung kann die Eigenregie gut funktionieren.

Sobald Sie aber mehrere Mietobjekte gleichzeitig verwalten und wiederkehrende Aufgaben dazukommen, kippt der Aufwand schnell. Dann wird aus „mache ich nebenbei“ ein kleines Nebenprojekt. Und genau da kann eine Mietverwaltungs-App den Nagel auf den Kopf treffen. Sie hilft, Zeit bei der Mietverwaltung zu sparen und den Aufwand einer Vermietung in Eigenregie im Griff zu behalten.

Ein sauberer Dokumentenverlauf ist Gold wert. Besonders bei Rückfragen, Streitfällen oder für die Steueraufbereitung.

Kann Software auch finanzielle Risiken reduzieren?

Sie ersetzt keine Rechtsberatung, klar. Dennoch kann sie helfen, Fehler in der Mietverwaltung zu vermeiden, weil Fristen, Dokumente und Abläufe strukturierter sind.

Auch bei Zahlungen ist der Effekt spürbar. Wer Miete automatisch einziehen und Erinnerungen automatisiert versenden kann, ist oft schneller dran.

Ist Software günstiger als eine Hausverwaltung oder ein Verwalter?

In vielen Fällen: ja, und vor allem planbarer. Eine Verwaltung oder ein Mietservice wird häufig als Pauschale oder prozentual zur Miete berechnet. Steigt die Miete, steigen oft auch die Gebühren.

Der Preis einer Hausverwaltungssoftware ist dagegen meist ein fester Betrag pro Monat oder Jahr. Damit werden die Kosten kalkulierbarer und Sie wissen besser, was Sie am Ende wirklich zahlen.

Merkpunkte: Wann ist Software die bessere Wahl?

• Wenn Sie weniger Einzelservices einkaufen wollen: Digitale Übergabeprotokolle, Verlängerungen, Erinnerungen und Zahlungsüberblick reduzieren oft externe Kosten.
• Wenn Sie Verwaltung schlanker halten möchten: Weniger E-Mail-Pingpong, weniger Zettel, weniger „hab ich das schon erledigt?“. Mietverwaltung digital heißt: mehr Struktur, weniger Risiko und oft deutlich mehr Ruhe.
• Wenn Sie planbare Kosten bevorzugen: Der Preis einer Hausverwaltung Software ist meist fix (monatlich oder jährlich). Keine prozentualen Gebühren, die bei steigender Miete automatisch mitwachsen. Gerade bei Mieterhöhungen ist das ein Argument.
• Die Ausgaben für eine Mietverwaltung Software können Sie in vielen Fällen in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Das senkt Ihre steuerliche Belastung als Vermieter – und verbessert unterm Strich Ihre Rendite.